การบัญชีสำหรับเอกสารเงินสดและการไหลของเอกสาร เอกสารทางการเงิน: อะไรที่ใช้กับเอกสารเหล่านี้ วิธีเก็บบันทึก

โต๊ะเงินสดขององค์กรสามารถจัดเก็บได้ไม่เพียง แต่เงินสดเท่านั้น แต่ยังมีเอกสารทางการเงินอีกด้วย ซึ่งรวมถึงบัตรกำนัลแบบชำระเงินสำหรับบ้านพักตากอากาศและสถานพยาบาล แสตมป์ไปรษณียากรและตั๋วแลกเงิน แสตมป์อากรของรัฐ ตั๋วเครื่องบินแบบชำระเงิน ตั๋วเดินทาง ฯลฯ เอกสารทางการเงินจะต้องเก็บไว้ในตู้กันไฟในเครื่องบันทึกเงินสดขององค์กรจนกว่าจะถูกโอนไปยังจุดหมายปลายทาง บุคคลที่รับผิดชอบทางการเงินในการจัดเก็บเอกสารทางการเงินคือแคชเชียร์ขององค์กร

เอกสารเงินสดถูกจัดทำขึ้นในลักษณะเดียวกับเงินสดในเครื่องบันทึกเงินสดขององค์กรโดยใช้คำสั่งเงินสดขาเข้าและขาออกโดยอาศัยรายงานความเคลื่อนไหวของเอกสารเงินสดที่รวบรวม รายงานนี้ระบุจำนวนและชนิดของเอกสารทางการเงินที่ได้รับ มูลค่า ตลอดจนเอกสารทางการเงินที่ออกให้ใครและจำนวนเงินเท่าใด ข้อมูลจากรายงานการผ่านรายการและการออกเอกสารทางการเงินใช้สำหรับการบัญชีเชิงวิเคราะห์ซึ่งการลงทะเบียนอาจเป็นสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารทางการเงินตามประเภทแต่ละประเภท การแยกธุรกรรมเงินสดส่วนนี้ออกเป็นบัญชีย่อยแยกต่างหากนั้นเกิดจากองค์ประกอบที่หลากหลายของเอกสารทางการเงินและการประเมินตามจำนวนต้นทุนการได้มาจริง

การบัญชีสังเคราะห์ของค่าเหล่านี้ได้รับการเก็บรักษาไว้ในบัญชีย่อย "เอกสารเงินสด" ถึงบัญชี 50 "เงินสด" การบัญชีเชิงวิเคราะห์ของเอกสารทางการเงินดำเนินการตามประเภท เดบิตของบัญชีนี้สะท้อนถึงต้นทุนของเอกสารที่ซื้อซึ่งสอดคล้องกับบัญชีเงินสดและการชำระบัญชี การเดินทางไปโรงพยาบาล บ้านพัก ฯลฯ ชำระเป็นเงินสดจะแสดงในรายการบัญชี:

เดบิต 50 "เงินสด" บัญชีย่อย "เอกสารเงินสด"

เครดิต 50 "เงินสด" บัญชีย่อย "เงินสดขององค์กร" หรือ 51 "บัญชีเงินสด"

เมื่อออกบัตรกำนัลให้กับพนักงานโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายหรือชำระเงินบางส่วนจะมีการจดบันทึก

เดบิต 50 "เงินสด" - สำหรับจำนวนเงินที่พนักงานชำระบางส่วน

เดบิต 69“ การคำนวณประกันสังคมและความมั่นคง”

91 “ รายได้และค่าใช้จ่ายอื่น” - สำหรับจำนวนเงินที่จ่ายจากกองทุนประกันสังคมหรือองค์กร (ตามเงื่อนไขของข้อตกลงร่วม)

เครดิต 50 "เงินสด" บัญชีย่อย "เอกสารเงินสด"

ตารางที่ 2.3

การดำเนินการได้มาและการออกเอกสารทางการเงิน

เอกสารหลัก		บัญชีที่สอดคล้องกัน
ใบแจ้งหนี้, รายงานล่วงหน้า	เอกสารเงินสดที่ซื้อด้วยเงินสดถูกป้อนเข้าไปในเครื่องบันทึกเงินสด
ใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้)	เอกสารเงินสดที่ซื้อโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร (ชำระจากบัญชีกระแสรายวัน) ถูกป้อนลงในเครื่องบันทึกเงินสด
ใบแจ้งยอดการออกบัตรกำนัล, คำสั่งจากหัวหน้าองค์กร, ใบรับรองการบัญชี-การคำนวณ	บัตรกำนัลออกให้กับพนักงานขององค์กรโดยมีค่าใช้จ่ายเต็มจำนวนหรือชำระเงินบางส่วน: เกี่ยวกับกองทุนที่พนักงานจ่ายสมทบ สำหรับจำนวนเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่ชำระเป็นค่าใช้จ่ายขององค์กร
	มีการออกเอกสารการเดินทางให้กับพนักงานที่ส่งไปทำธุรกิจ
สมุดรายวันการรับและการออกเอกสารทางการเงิน	แสตมป์ แสตมป์อากรของรัฐ ฯลฯ ได้รับการออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานสำหรับการใช้เอกสารเหล่านี้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้
	จำนวนการขาดแคลนที่ระบุระหว่างสินค้าคงคลังของเอกสารทางการเงินจะสะท้อนให้เห็น
รายการสินค้าคงคลัง (แบบฟอร์มหมายเลข INV-16) ใบรับรองการบัญชี	จำนวนการสูญเสียเอกสารทางการเงินเนื่องจากสถานการณ์ฉุกเฉินจะสะท้อนให้เห็น

เอกสารทางการเงินคือเอกสารที่มีการประเมินมูลค่า ซึ่งได้มาโดยองค์กรและจัดเก็บไว้ในโต๊ะเงินสด

บัญชีย่อย 50-3 “เอกสารเงินสด” คำนึงถึงแสตมป์ แสตมป์อากรของรัฐ แสตมป์บิล ตั๋วเครื่องบินที่ชำระเงิน และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ บนโต๊ะเงินสดขององค์กร

เอกสารทางการเงินไม่รวมถึง:

·เอกสารสำหรับสินทรัพย์ไม่มีตัวตน (บันทึกไว้ในบัญชี 04)

·หลักทรัพย์ (บัญชีในบัญชี 58)

· แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (บัญชีในบัญชี 006)

· หุ้นที่ซื้อจากผู้ถือหุ้น (บัญชี 81)

เอกสารเงินสดจะถูกนำมาพิจารณาตามจำนวนต้นทุนจริงในการซื้อกิจการ การซื้อเอกสารทางการเงินสามารถทำได้ด้วยเงินสดหรือโอนเงินผ่านธนาคาร

เอกสารเงินสดที่โพสต์ที่โต๊ะเงินสด (โดยการออกคำสั่งรับเงินสด) จะออกให้กับบุคคลที่รับผิดชอบสำหรับการใช้งานหรือขายโดยพนักงานขององค์กรในราคาพิเศษ (การกำจัดจะถูกทำอย่างเป็นทางการโดยคำสั่งรับเงินสด)

สมุดเงินสดสะท้อนความเคลื่อนไหวของเอกสารทางการเงินแยกกัน แคชเชียร์จะจัดทำรายงานความเคลื่อนไหวของเอกสารเงินสดทุกเดือน

เอกสารเงินสดที่เก็บไว้ที่โต๊ะเงินสดขององค์กรจะบันทึกในบัญชีย่อย 50/3 ตามจำนวนต้นทุนการได้มาจริง การบัญชีเชิงวิเคราะห์เกี่ยวข้องกับการดูแลรักษาเอกสารทางการเงินสำหรับแต่ละประเภท

การได้มาของเอกสารทางการเงินและการยอมรับสำหรับการบัญชีจะแสดงในการเดบิตของบัญชี 50/3 ตามเครดิตของบัญชีต่อไปนี้: 51 - สำหรับต้นทุนในการซื้อเอกสารทางการเงิน; 71 หรือ 76 และบัญชีการชำระหนี้อื่น ๆ ผ่านบุคคลหรือนิติบุคคล

การใช้ (การออกค่าใช้จ่าย) ของเอกสารทางการเงินจะแสดงในเครดิตของบัญชี 50/3 การออกตั๋วเครื่องบินที่ชำระเงินให้กับบุคคลที่รับผิดชอบจะแสดงอยู่ในเดบิตของบัญชี 71 และเครดิตของบัญชี 50/3 การออกบัตรกำนัลให้กับพนักงานที่มีการคืนเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วนจะแสดงอยู่ในเดบิตของบัญชี 73 และเครดิต 50/3 เมื่อมีการออกบัตรกำนัลโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายโดยมีแหล่งที่เหมาะสม: บัญชีเดบิต 91/2 บัญชีเครดิต 50/3

ข้อกำหนดสำหรับการบำรุงรักษาสมุดเงินสดและการจัดเก็บเงินและเอกสารทางการเงิน

การรับและจ่ายเงินสดทั้งหมดขององค์กรจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีเงินสด

แต่ละองค์กรจะเก็บรักษาสมุดเงินสดเพียงเล่มเดียวซึ่งจะต้องมีหมายเลข ผูกและปิดผนึกด้วยขี้ผึ้งหรือตราประทับสีเหลืองอ่อน จำนวนแผ่นงานในสมุดเงินสดได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร

รายการในสมุดเงินสดจะทำเป็น 2 ชุดโดยใช้กระดาษคาร์บอนโดยใช้หมึกหรือปากกาลูกลื่น สำเนาแผ่นที่สองจะต้องฉีกออกและใช้เป็นรายงานของแคชเชียร์ สำเนาแผ่นแรกยังคงอยู่ในสมุดเงินสด สำเนาแผ่นงานชุดแรกและชุดที่สองจะมีหมายเลขเป็นตัวเลขเดียวกัน

ไม่อนุญาตให้มีการลบและการแก้ไขที่ไม่ได้ระบุในบัญชีเงินสด การแก้ไขที่ทำนั้นได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของแคชเชียร์ตลอดจนหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรหรือบุคคลที่มาแทนที่เขา

แคชเชียร์จะลงรายการในสมุดเงินสดทันทีหลังจากได้รับหรือออกเงินสำหรับการสั่งซื้อแต่ละรายการหรือเอกสารอื่น ๆ แทนที่ ทุกวันในตอนท้ายของวันทำงาน แคชเชียร์จะคำนวณผลการทำธุรกรรมสำหรับวันนั้น แสดงยอดเงินคงเหลือในเครื่องบันทึกเงินสดสำหรับวันถัดไป และโอนไปยังแผนกบัญชีในฐานะแคชเชียร์รายงานใบฉีกแผ่นที่สอง (สำเนารายการในสมุดเงินสดประจำวัน) พร้อมใบเสร็จรับเงินและเอกสารค่าใช้จ่ายเงินสดกับใบเสร็จรับเงินในสมุดเงินสด

ในสถานประกอบการ โดยต้องมั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารเงินสดอย่างสมบูรณ์ สมุดเงินสดสามารถรักษาได้โดยอัตโนมัติ โดยแผ่นงานจะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของแผนภาพเครื่องจักร “แทรกแผ่นสมุดเงินสด” ในเวลาเดียวกัน ข้อความเครื่อง “รายงานของแคชเชียร์” จะถูกสร้างขึ้น ต้องวาดแมชชีโนแกรมทั้งสองนี้ก่อนเริ่มวันทำการถัดไป มีเนื้อหาเหมือนกันและรวมรายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มสมุดเงินสด

การกำหนดหมายเลขของแผ่นบัญชีเงินสดในไดอะแกรมเครื่องจักรเหล่านี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติโดยเรียงจากน้อยไปมากตั้งแต่ต้นปี

ในเครื่อง "ใส่แผ่นสมุดเงินสด" สุดท้ายของแต่ละเดือนควรพิมพ์จำนวนแผ่นสมุดเงินสดทั้งหมดในแต่ละเดือนโดยอัตโนมัติและสุดท้ายสำหรับปีปฏิทิน - จำนวนแผ่นเงินสดทั้งหมด จองสำหรับปี

แคชเชียร์หลังจากได้รับแมชชีโนแกรม "สมุดเงินสดหลวม" และ "รายงานแคชเชียร์" มีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ระบุลงนามและโอนรายงานแคชเชียร์พร้อมกับเอกสารเงินสดเข้าและออกไปยังแผนกบัญชี กับใบเสร็จรับเงินในแผ่นหลวมของสมุดเงินสด เพื่อความปลอดภัยและความสะดวกในการใช้งาน แคชเชียร์จะจัดเก็บแผ่นแทรกสมุดเงินสดแยกกันในแต่ละเดือนเป็นเวลาหนึ่งปี เมื่อสิ้นปีปฏิทิน (หรือตามความจำเป็น) แผ่นแทรกสมุดเงินสดจะผูกตามลำดับเวลา จำนวนแผ่นงานทั้งหมดสำหรับปีได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรและหนังสือเล่มนี้ถูกปิดผนึก

การควบคุมการบำรุงรักษาบัญชีเงินสดที่ถูกต้องนั้นขึ้นอยู่กับหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร

การออกเงินจากเครื่องบันทึกเงินสดซึ่งไม่ได้รับการยืนยันจากใบเสร็จรับเงินของผู้รับในคำสั่งรับเงินสดหรือเอกสารอื่น ๆ ที่แทนที่นั้นไม่ได้รับการยอมรับเพื่อพิสูจน์ความสมดุลของเงินสดในเครื่องบันทึกเงินสด จำนวนนี้ถือเป็นการขาดแคลนและรวบรวมจากแคชเชียร์ เงินสดที่ไม่ได้รับการยืนยันจากการรับเงินสดถือเป็นเงินสดส่วนเกินและถูกโอนเข้าสู่รายได้ขององค์กร

หัวหน้าแคชเชียร์ (อาวุโส) ก่อนเริ่มวันทำการจะมอบเงินสดที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกรรมค่าใช้จ่ายให้กับแคชเชียร์รายอื่นล่วงหน้าให้กับแคชเชียร์รายอื่นเทียบกับใบเสร็จรับเงินในสมุดบัญชีสำหรับเงินที่ยอมรับและออกโดยแคชเชียร์

ในตอนท้ายของวันทำการ พนักงานเก็บเงินจะต้องรายงานต่อหัวหน้าแคชเชียร์ (อาวุโส) เกี่ยวกับการรับล่วงหน้าและเงินที่ยอมรับในเอกสารใบเสร็จรับเงิน และส่งมอบยอดคงเหลือของเงินสดและเอกสารเงินสดในการทำธุรกรรมที่ดำเนินการให้กับ (หัวหน้า) แคชเชียร์อาวุโสกับใบเสร็จรับเงินในสมุดบัญชีที่ยอมรับและออกโดยเงินแคชเชียร์

สำหรับเงินทดรองที่ได้รับสำหรับค่าจ้างและค่าจ้างแคชเชียร์มีหน้าที่รายงานภายในระยะเวลาที่กำหนดในบัญชีเงินเดือนสำหรับการจ่ายเงิน ก่อนสิ้นสุดระยะเวลานี้ พนักงานเก็บเงินจะต้องส่งมอบยอดเงินสดที่ไม่ได้ออกตามสลิปการชำระเงินให้กับโต๊ะเงินสดทุกวัน เงินนี้จะถูกส่งมอบในถุง บรรจุภัณฑ์ และบรรจุภัณฑ์อื่น ๆ ที่พนักงานเก็บเงินปิดผนึกไว้ให้กับหัวหน้าแคชเชียร์ (อาวุโส) เทียบกับใบเสร็จที่ระบุจำนวนเงินที่ประกาศไว้

ตามวรรค 3 หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมเครื่องบันทึกเงินสด (ห้องแยกสำหรับรับออกและจัดเก็บเงินสดชั่วคราว) และรับรองความปลอดภัยของเงินในสถานที่ลงทะเบียนเงินสดตลอดจนเมื่อส่งมอบจาก สถาบันธนาคารและฝากไว้ในธนาคาร ในกรณีที่ไม่ได้สร้างเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อความปลอดภัยของเงินทุนในระหว่างการจัดเก็บและการขนส่งโดยความผิดของผู้จัดการองค์กร พวกเขาจะต้องรับผิดชอบตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด

สถานที่ลงทะเบียนเงินสดจะต้องแยกออกจากกัน และประตูไปยังเครื่องบันทึกเงินสดจะต้องล็อคจากด้านในระหว่างการทำธุรกรรม ห้ามบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเข้าไปในโต๊ะเงินสด

เครื่องบันทึกเงินสดขององค์กรสามารถประกันได้ตามกฎหมายปัจจุบัน

ตามกฎแล้วเงินสดและหลักทรัพย์ทั้งหมดในสถานประกอบการจะถูกเก็บไว้ในตู้โลหะที่ทนไฟและในบางกรณี - ในตู้โลหะแบบรวมและแบบธรรมดาซึ่งเมื่อสิ้นสุดวันทำงานจะถูกล็อคด้วยกุญแจและปิดผนึกด้วยตราประทับของแคชเชียร์ พนักงานเก็บเงินจะเก็บกุญแจตู้โลหะและซีล ซึ่งห้ามทิ้งไว้ในสถานที่ที่กำหนด โอนให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือทำสำเนาโดยไม่ได้รับอนุญาต

กุญแจที่ซ้ำกันในกระเป๋า กล่อง ฯลฯ ซึ่งปิดผนึกโดยพนักงานเก็บเงินจะถูกเก็บไว้โดยผู้จัดการขององค์กร อย่างน้อยไตรมาสละครั้งพวกเขาจะถูกตรวจสอบโดยคณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งจากหัวหน้าองค์กรซึ่งผลลัพธ์จะถูกบันทึกไว้ในรายงาน

หากกุญแจหายหัวหน้าสถานประกอบการจะรายงานเหตุการณ์ให้หน่วยงานภายในทราบและดำเนินมาตรการเปลี่ยนตัวล็อคตู้โลหะทันที

ห้ามเก็บเงินสดและของมีค่าอื่น ๆ ที่ไม่ได้เป็นขององค์กรไว้ในเครื่องบันทึกเงินสด

ก่อนที่จะเปิดเครื่องบันทึกเงินสดและตู้โลหะ แคชเชียร์จะต้องตรวจสอบความปลอดภัยของล็อค ประตู แถบหน้าต่าง และซีล และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาณกันขโมยทำงานได้ดี

ในกรณีที่เกิดความเสียหายหรือการถอดซีลการแตกหักของล็อคประตูหรือบาร์แคชเชียร์จะต้องรายงานสิ่งนี้ต่อหัวหน้าองค์กรทันทีซึ่งรายงานเหตุการณ์ดังกล่าวไปยังหน่วยงานภายในและดำเนินมาตรการเพื่อปกป้องเครื่องบันทึกเงินสด จนกว่าพนักงานจะมาถึง

ในกรณีนี้ผู้จัดการหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือบุคคลที่เข้ามาแทนที่รวมถึงแคชเชียร์ขององค์กรหลังจากได้รับอนุญาตจากหน่วยงานภายในแล้วให้ตรวจสอบความพร้อมของเงินทุนและของมีค่าอื่น ๆ ที่เก็บไว้ในเครื่องบันทึกเงินสด การตรวจสอบนี้จะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่ธุรกรรมเงินสดจะเริ่มต้น การกระทำใน 4 สำเนาจะถูกร่างขึ้นกับผลการตรวจสอบซึ่งลงนามโดยทุกคนที่เข้าร่วมในการตรวจสอบ สำเนาแรกของการกระทำจะถูกโอนไปยังหน่วยงานภายใน สำเนาที่สองถูกส่งไปยัง บริษัท ประกันภัย สำเนาที่สามถูกส่งไปยังองค์กรที่สูงกว่า (ถ้ามี) และสำเนาที่สี่ยังคงอยู่กับองค์กร

สถาบันของรัฐ (เทศบาล) เกือบทุกแห่งใช้สินทรัพย์ทางการเงิน รวมถึงเอกสารทางการเงิน สิ่งเหล่านี้มีค่าบางอย่างจะต้องจัดเก็บและนำมาพิจารณาด้วยวิธีพิเศษ จะทำงานกับเอกสารทางการเงินในสถาบันงบประมาณได้อย่างไร? มาคิดออกร่วมกับหัวหน้าโครงการ "งบประมาณการบัญชี Kontur" ที่ SKB Kontur, Yulia Volkhina

เอกสารทางการเงินคืออะไร

ทุกวันนี้ในรัสเซียไม่มีคำจำกัดความเชิงบรรทัดฐานสำหรับแนวคิดของ "เอกสารทางการเงิน" การลงทะเบียนเอกสารการเงินแบบครบวงจรยังไม่ได้รับการพัฒนาเช่นกัน การดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบระบุเฉพาะคุณสมบัติหลักและตัวอย่างของเอกสารดังกล่าว (ดูคำแนะนำที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 1 ธันวาคม 2553 หมายเลข 157n ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่าคำสั่งหมายเลข 157n) เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าเอกสารทางการเงินในการบัญชีงบประมาณนั้นเป็นวัตถุที่มีมูลค่าเล็กน้อยที่ซื้อและเก็บไว้ในสถาบัน แต่ยังไม่ได้ให้บริการสำหรับสิ่งเหล่านี้

ตัวอย่างที่มีชื่อเสียงที่สุดของเอกสารประเภทนี้ ได้แก่ คูปองสำหรับน้ำมันหรืออาหาร แสตมป์ ซองจดหมายพร้อมแสตมป์ ประกาศสำหรับการสั่งซื้อทางไปรษณีย์ บัตรกำนัลไปยังสถานพยาบาลหรือค่ายสุขภาพเด็ก เป็นต้น สินทรัพย์เหล่านี้ยังรวมถึงบัตรชำระเงินสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่ ระบบโทรศัพท์ IP สำหรับการโทรทางไกล การโทรระหว่างประเทศ อินเทอร์เน็ต ตั๋วสายการบินและรถไฟ ตั๋วขนส่งสาธารณะ ฯลฯ

• หุ้นที่ซื้อจากผู้ถือหุ้น
• หลักทรัพย์;
• แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (ดู "");
• เอกสารสำหรับสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

วิธีสะท้อนเอกสารทางการเงินในนโยบายการบัญชี

คำตอบสำหรับคำถามที่ว่าสินทรัพย์ใดที่จะถือเป็นเอกสารทางการเงินจะต้องได้รับการแก้ไขในนโยบายการบัญชีของสถาบัน มีการกำหนดขั้นตอนการบัญชีการจัดเก็บและการตัดจำหน่ายไว้ที่นั่นด้วย ขั้นตอนทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการควบคุมโดยคำแนะนำและคำสั่งหลายประการของกระทรวงการคลังรัสเซีย รายการทั้งหมดที่คุณสามารถดูได้ด้านล่าง

เอกสารหลักที่ควบคุมการทำงานของสถาบันงบประมาณด้วยเอกสารทางการเงิน:

• คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีรวมสำหรับหน่วยงานสาธารณะ (หน่วยงานของรัฐ) รัฐบาลท้องถิ่น หน่วยงานการจัดการของกองทุนพิเศษงบประมาณของรัฐ สถาบันวิทยาศาสตร์ของรัฐ สถาบันของรัฐ (เทศบาล) (ได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงการคลัง รัสเซียลงวันที่ 1 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 157n)
• คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีงบประมาณ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 6 ธันวาคม 2553 หมายเลข 162n)
• คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีของสถาบันงบประมาณ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 16 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 174n)
• คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีของสถาบันอิสระ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 23 ธันวาคม 2553 หมายเลข 183n)
• คำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 30 มีนาคม 2558 ฉบับที่ 52n “ ในการอนุมัติรูปแบบของเอกสารการบัญชีหลักและการลงทะเบียนการบัญชีที่ใช้โดยหน่วยงานของรัฐ (หน่วยงานของรัฐ) หน่วยงานของรัฐในท้องถิ่นหน่วยงานการจัดการของกองทุนพิเศษงบประมาณของรัฐ สถาบันของรัฐ (เทศบาล) และแนวปฏิบัติในการสมัคร"

เราได้รวบรวมตัวอย่างถ้อยคำที่สามารถใช้ในนโยบายการบัญชีขององค์กรได้ในตาราง:

บท	สิ่งที่ต้องเขียนในนโยบายการบัญชี
องค์กรของการบัญชี	รายชื่อตำแหน่งของพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเอกสารทางการเงินและเงินทุนสำหรับการซื้อสินค้า (การชำระเงินค่าทำงานบริการ) แสดงไว้ในภาคผนวกหมายเลข .... ของนโยบายการบัญชีนี้ การออกเงินทุนและเอกสารทางการเงินเพื่อการรายงานดำเนินการตามระเบียบที่เกี่ยวข้องเลขที่.... ของนโยบายการบัญชีนี้
ขั้นตอนสินค้าคงคลัง	เพื่อยืนยันข้อมูลทางบัญชีและงบการเงินประจำปี จะมีการจัดทำรายการทรัพย์สินและหนี้สินทางการเงิน: ________________________________ เงินสด เอกสารทางการเงิน และแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด - ทุกเดือนตามวันที่กำหนด
การบัญชีสำหรับสินทรัพย์ทางการเงิน	สิ่งต่อไปนี้ถูกนำมาพิจารณาโดยเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารทางการเงิน (ตามที่สถาบันเลือก): แสตมป์; ซองจดหมายที่ประทับตรา บัตรชำระเงินด่วนสำหรับบริการสื่อสาร จ่ายคูปองสำหรับน้ำมันเบนซินและน้ำมัน ตั๋วเดินทางสำหรับการขนส่งบางประเภท: ตั๋วเครื่องบินและรถไฟ; ตั๋วเดินทางเครื่องแบบ; _______________________ _______________________ เอกสารทางการเงินจะได้รับการยอมรับเข้าสู่สำนักงานกองทุนของสถาบันและบันทึกบัญชีตามราคาทุนจริง

สำหรับเอกสารทางการเงินแต่ละประเภท จำเป็นต้องพัฒนากฎระเบียบท้องถิ่น (LNA) แยกต่างหาก - หน่วยงานกำกับดูแลจะให้ความสนใจอยู่เสมอในระหว่างการตรวจสอบปกติและพิเศษ LNA แต่ละแห่งควรระบุตำแหน่งของพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเอกสารการเงินประเภทที่เกี่ยวข้องตลอดจนเงื่อนไขบังคับและกฎเกณฑ์ในการใช้งาน

ร่างพระราชบัญญัติกำกับดูแลท้องถิ่นที่ร่างไว้อย่างถูกต้องควรแสดงให้เห็นถึงความเหมาะสมในการใช้เอกสารการเงินในสถาบันงบประมาณ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องกำหนดอัลกอริทึมอย่างรอบคอบเพื่อให้พนักงานยืนยันค่าใช้จ่ายของตน

วิธีจัดเก็บ ใช้งาน และเขียนออก

เนื่องจากสถาบันได้ชำระเงินแล้ว แต่ยังไม่ได้แลกเอกสารทางการเงินจึงต้องเก็บไว้ในเครื่องบันทึกเงินสด เอกสารเหล่านี้จะปรากฏในทะเบียนหุ้นหาก:

• ซื้อโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร
• ซื้อเป็นเงินสดโดยบุคคลหนึ่ง แต่บุคคลอื่นจะใช้จ่าย
• ออกให้กับพนักงานเป็นบางส่วนและยอดคงเหลือจะถูกเก็บไว้ในเครื่องบันทึกเงินสด

โปรดทราบ: หากผู้รับผิดชอบซื้อเอกสารทางการเงินและใช้จ่ายทันที เอกสารเหล่านั้นจะถูกตัดออกตามรายงานล่วงหน้า และไม่ผ่านเครื่องบันทึกเงินสด

ในการบันทึกการรับเอกสารทางการเงินที่โต๊ะเงินสดและออกจากเครื่องบันทึกเงินสด คุณต้องใช้ใบสั่งเงินสดขาเข้า (แบบฟอร์ม 0310001) และใบสั่งเงินสดขาออก (แบบฟอร์ม 0310002) แบบฟอร์มเหล่านี้ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 30 มีนาคม 2558 หมายเลข 52n (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำสั่งซื้อหมายเลข 52n) ในการสั่งซื้อจำเป็นต้องจัดทำคำจารึก: "สต็อก" จากนั้นบันทึกไว้ในสมุดรายวันสำหรับการลงทะเบียนเอกสารเงินสดเข้าและออก บันทึกเหล่านี้ไม่ควรทับซ้อนกับบันทึกที่สะท้อนถึงกระแสเงินสด

สำหรับเครื่องบันทึกเงินสดสำหรับหุ้น คุณควรเก็บสมุดเงินสดแยกต่างหากโดยมีหมายเลขต่อเนื่องและมีเครื่องหมาย “สต็อก” อยู่บนแต่ละแผ่น รายการจะดำเนินการหลังจากได้รับหรือออกเอกสารทางการเงินสำหรับคำสั่งซื้อหุ้นแต่ละรายการ โปรดทราบ: บรรทัด "รวมค่าจ้าง" และ "ยอดเงินสดทั้งหมดในเครื่องบันทึกเงินสด ณ สิ้นวัน" ในสมุดเงินสดนี้ยังคงว่างเปล่า

การควบคุมเอกสารทางการเงินในสถาบันงบประมาณนั้นดำเนินการโดยเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบเครื่องบันทึกเงินสดเป็นประจำ จากผลการตรวจสอบจะมีการรวบรวมรายการสินค้าคงคลัง (แผ่นจับคู่) ของแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดและเอกสารทางการเงิน (แบบฟอร์ม 0504086) กฎสำหรับการกรอกนั้นควบคุมโดยคำสั่งซื้อหมายเลข 52n

หัวหน้าสถาบันงบประมาณมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจัดเก็บการใช้และการบัญชีเอกสารทางการเงินในสถาบันงบประมาณ กำหนดขั้นตอนและระยะเวลาของกิจกรรมการควบคุม

รายละเอียดปลีกย่อยของการบัญชีเชิงวิเคราะห์ของเอกสารทางการเงิน

การบัญชีเชิงวิเคราะห์ของเอกสารทางการเงินนั้นแตกต่างกันไปตามประเภทในบัตรสำหรับการบัญชีกองทุนและการชำระหนี้ (แบบฟอร์ม 0504051) สิ่งนี้ระบุไว้ในวรรค 171 ของคำสั่งหมายเลข 157n การ์ดเริ่มต้นด้วยการบันทึกยอดคงเหลือเมื่อต้นปี รายการใหม่จะดำเนินการไม่เกินหนึ่งวันหลังจากการทำธุรกรรม สรุปยอดคงเหลือทุกสิ้นเดือน

ธุรกรรมที่มีเอกสารทางการเงินทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันสำหรับธุรกรรมอื่น ๆ พื้นฐานสำหรับแต่ละรายการใหม่จะต้องเป็นรายงานของแคชเชียร์และเอกสารที่แนบมาด้วย (แบบฟอร์ม 0504071) เช่นเดียวกับบัตรบัญชี สมุดรายวันจะถูกเปิดพร้อมกับยอดคงเหลือตอนต้นงวด มันสะท้อนถึงการหมุนเวียนตลอดระยะเวลาและแสดงยอดคงเหลือ

หลักเกณฑ์การบัญชีเอกสารทางการเงิน

การดำเนินการทางบัญชีทั้งหมดสำหรับเอกสารทางการเงินและบันทึกทางบัญชีที่เกี่ยวข้องสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:

	เดบิต	เครดิต
การรับเอกสารเงินสด
ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์ไปยังเครื่องบันทึกเงินสด
การใช้จ่ายโดยผู้รับผิดชอบหรือกลับไปที่โต๊ะเงินสดของบัญชีที่ออกก่อนหน้านี้
การระบุส่วนเกินระหว่างสินค้าคงคลัง
การกำจัดเอกสารทางการเงิน
ออกตั้งแต่เครื่องบันทึกเงินสดไปจนถึงการรายงาน
ส่งคืนจากเครื่องบันทึกเงินสดไปยังซัพพลายเออร์ตามเงื่อนไขของสัญญา
การตัดจำหน่ายการขาดแคลน
ตัดค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน (โจรกรรม เสียหาย ทำลาย)

โปรดทราบ: หากสถาบันออกทั้งเอกสารเงินสดและการเงินให้กับพนักงานคนเดียวกัน การชำระเงินจะต้องดำเนินการในบัญชีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มรหัสการวิเคราะห์เพิ่มเติมในบัญชี “208 00” ได้

การบัญชีเอกสารทางการเงินในสถานการณ์เฉพาะ

ลองพิจารณาสถานการณ์ทั่วไปหลายประการที่อาจเกิดขึ้นเมื่อทำงานกับเอกสารทางการเงินซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของสถาบัน

ตัวอย่างที่ 1 การจัดซื้อและการบัญชีสำหรับตั๋วเดินทาง

MKU ซื้อตั๋วเดินทางสำหรับการขนส่งทุกประเภทให้กับพนักงานในราคา 1,500 รูเบิล ชำระเงินจากบัญชีส่วนตัวของสถาบันที่เปิดกับคลัง ตั๋วเดินทางได้ออกให้กับพนักงานเพื่อความรับผิดชอบ ในอนาคตเขาจะต้องรายงานล่วงหน้าและคืนตั๋วที่ใช้แล้ว

บัตรเดินทางจะออกให้กับพนักงานที่ทำงานด้านการเดินทางอย่างแน่นอน ด้วยวิธีนี้นายจ้างจะชดใช้ค่าเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางไปทำงาน การได้มาซึ่งเอกสารทางการเงินประเภทนี้ดำเนินการตาม KOSGU 222 “บริการขนส่ง”

ในการบัญชีธุรกรรมดังกล่าวจะแสดงในรายการต่อไปนี้:

ตัวอย่างที่ 2 การขาดแคลนบัตรชำระเงินด่วน

MBOU ซื้อบัตรชำระเงินด่วน 10 ใบสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่โดยมีมูลค่าเล็กน้อย 300 รูเบิลต่อใบ ชำระเงินผ่านกิจกรรมสร้างรายได้ เอกสารทางการเงินถูกฝากเข้าเครื่องบันทึกเงินสดทันที ออกบัตรชำระเงินสี่ใบให้กับผู้อำนวยการ (ต่อมาต้องส่งรายงานล่วงหน้าและเอกสารประกอบ) จากผลลัพธ์ของสินค้าคงคลังในเครื่องบันทึกเงินสด บัตรสองใบหายไป พบผู้รับผิดชอบต่อปัญหาการขาดแคลนและเขาได้ชำระหนี้ทั้งหมดโดยสมัครใจ

บัตรชำระเงินด่วนสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่ตามสถานะอยู่ภายใต้แนวคิดของเอกสารทางการเงิน บัตรดังกล่าวมักใช้โดยฝ่ายบริหารของสถาบัน ซื้อบัตรชำระเงินด่วนสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่ภายใต้ KOSGU 221 “บริการการสื่อสาร”

ในกรณีนี้ธุรกรรมจะแสดงในการบัญชีดังนี้

กิจกรรมของสถาบันใดๆ มักใช้เอกสาร เช่น คูปองสำหรับน้ำมันหรืออาหารสำหรับนักเรียน แสตมป์และซองประทับตราสำหรับส่งจดหมาย บัตรชำระเงินด่วนสำหรับอินเทอร์เน็ตและการสื่อสารทางโทรศัพท์เคลื่อนที่ และเอกสารอื่นๆ ที่ต้องใช้การบัญชีพิเศษ ในบทความนี้เราจะดูลำดับที่ควรใช้และคำนึงถึง

เอกสารทางการเงินคืออะไร

เอกสารการเงินคือเอกสารที่ได้มาและเก็บไว้ในสถาบันและมีมูลค่าอยู่บ้าง มีการชำระหนี้สำหรับการซื้อกิจการระหว่างทั้งสองฝ่ายแล้ว แต่ยังไม่ได้ให้บริการที่สามารถรับได้โดยใช้เอกสารเหล่านี้

ตาม หน้า 169 คำแนะนำเลขที่  157นคูปองชำระเงินสำหรับน้ำมันและน้ำมัน อาหาร บัตรกำนัลจ่ายสำหรับบ้านพักตากอากาศ โรงพยาบาล ศูนย์การท่องเที่ยว รับการแจ้งเตือนสำหรับการสั่งซื้อทางไปรษณีย์ แสตมป์ ซองประทับตรา และอากรแสตมป์ของรัฐ - ทั้งหมดนี้เป็นเอกสารทางการเงิน

เอกสารเงินสดจะต้องเก็บไว้ในสำนักงานเงินสดของสถาบัน

ตาม วรรค 170 คำแนะนำหมายเลข  157นการรับเอกสารดังกล่าวที่โต๊ะเงินสดและการออกเอกสารดังกล่าวจากเครื่องบันทึกเงินสดจะดำเนินการอย่างเป็นทางการโดยคำสั่งรับเงินสด (f. 0310001) และคำสั่งจ่ายเงินสด (f. 0310002) โดยมีรายการ "สต็อก" วางไว้

คำสั่งซื้อเงินสดขาเข้าและขาออกที่มีรายการ "สต็อก" จะถูกลงทะเบียนในการลงทะเบียนเอกสารเงินสดขาเข้าและขาออกแยกจากคำสั่งซื้อเงินสดขาเข้าและขาออกซึ่งบันทึกธุรกรรมด้วยเงินทุน

ในบัญชีเงินสด (f. 0504514) ของสถาบัน บันทึกการทำธุรกรรมด้วยเอกสารทางการเงินจะถูกเก็บไว้ในแผ่นแยกกันซึ่งมีเครื่องหมาย "หุ้น" ติดอยู่

ตามแนวทางการรักษาสมุดเงินสดอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งกระทรวงการคลังแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย เลขที่  173นตัวบ่งชี้รวมของธุรกรรมสำหรับวันและตัวบ่งชี้ยอดคงเหลือ ณ สิ้นวันจะถูกสร้างเป็นเงินสดและสำหรับเอกสารทางการเงินแยกกัน ในแผ่นบัญชีเงินสดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของเอกสารทางการเงินบรรทัด "รวมถึงค่าจ้าง" และ "ยอดเงินสดทั้งหมดในเครื่องบันทึกเงินสด ณ สิ้นวัน" จะไม่ถูกกรอก

แคชเชียร์จะต้องลงรายการในบัญชีเงินสดทันทีหลังจากได้รับหรือออกเอกสารเงินสดสำหรับใบรับหุ้นและใบสั่งเดบิตหุ้นแต่ละรายการ

การบัญชีสำหรับธุรกรรมที่มีเอกสารทางการเงินจะถูกเก็บไว้ในสมุดรายวันสำหรับธุรกรรมอื่น ๆ ตามเอกสารที่แนบมากับรายงานของแคชเชียร์ ( วรรค 172 คำแนะนำหมายเลข  157น).

ภาพสะท้อนในการบัญชีความเคลื่อนไหวของเอกสารทางการเงิน

ลองดูตัวอย่างว่าเอกสารทางการเงินประเภทต่างๆ ถูกนำมาใช้ในสถาบันการศึกษาอย่างไร และข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจที่ดำเนินการด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาสะท้อนให้เห็นในการบัญชีอย่างไร คำแนะนำเฉพาะสำหรับการบัญชีสำหรับเอกสารทางการเงินบางประเภทยังไม่ได้รับการพัฒนาในระดับกฎหมายของรัฐบาลกลางดังนั้นในความเห็นของเรา ขั้นตอนการใช้งานและการสะท้อนในการบัญชีจะต้องได้รับการแก้ไขในนโยบายการบัญชีตามข้อมูลเฉพาะของสถาบัน

บัตรกำนัลอาหารสำหรับนักเรียน มีนักเรียนประเภทหนึ่งที่สถาบันการศึกษามีหน้าที่จัดหาอาหารให้ฟรี อาหารประเภทนี้จัดหาให้ผ่านแสตมป์อาหาร คูปองสามารถพิมพ์หรือพิมพ์ได้ จะต้องมีรายละเอียดบังคับจำนวนหนึ่ง:

หมายเลขส่วนบุคคล

ระยะเวลามีผล;

ประเภทของอาหาร

จำนวนเงิน (ต้นทุน);

ตราประทับหรือตราประทับขององค์กรที่ออกและลายเซ็นของพนักงานที่รับผิดชอบ

สำหรับสถาบันเทศบาลในบางภูมิภาค มีการสร้างกฎสำหรับการหมุนเวียนเอกสารการเงินบางประเภท ขั้นตอนที่ชัดเจนในการออกและบันทึกคูปองสำหรับการจัดเตรียมอาหารตามสิทธิพิเศษในสถาบันการศึกษาได้รับการพัฒนาเช่นโดยคณะกรรมการการศึกษาของรัฐบาลเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก ( เลขที่คำสั่ง ลงวันที่ 06/08/2552  1139-ร).

ตามเอกสารนี้ สถาบันการศึกษาจะได้รับคูปองเครื่องแบบ หัวหน้าสถาบัน

รับประกันการจัดเก็บแบบฟอร์มคูปองและออกให้กับพนักงานที่รับผิดชอบด้านการจัดเลี้ยงตามจำนวนนักเรียนในประเภทพิเศษ แบบฟอร์มคูปองจะถูกโอนตามพระราชบัญญัติซึ่งเป็นแบบฟอร์มที่ได้รับการพัฒนาเป็นพิเศษและให้ไว้ในภาคผนวก 3 ของคำสั่งนี้ พนักงานคนนี้ออกแบบฟอร์มคูปองที่กรอกเสร็จแล้วให้กับครูที่ทำหน้าที่เป็นครูประจำชั้นหรือหัวหน้าการฝึกอบรมด้านอุตสาหกรรม (หัวหน้ากลุ่ม) ตั๋วที่ออกแต่ไม่ได้ใช้จะถูกส่งคืน การดำเนินการทั้งหมดกับคูปองจะต้องบันทึกไว้ในสมุดทะเบียนการออกคูปองตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2 ถึง ขั้นตอนการออกและบันทึกคูปองได้รับการอนุมัติโดยหมายเลขคำสั่งซื้อ 1139-r

เมื่อสถาบันการศึกษาจัดเตรียมอาหารพิเศษเอง คูปองที่ใช้ตามวัตถุประสงค์จะถูกนับเมื่อสิ้นสุดวันทำการแต่ละวันและแนบไปกับรายงานเงินสด พวกเขาจะถูกเก็บไว้พร้อมกับเอกสารการลงทะเบียนเงินสดเป็นเวลาห้าปีและหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บพวกเขาจะถูกทำลายตามคำสั่งของหัวหน้าสถาบัน

เมื่อให้อาหารพิเศษในสถาบันการศึกษา องค์กรจัดเลี้ยงจะดำเนินการตรวจสอบการใช้คูปองทุกสัปดาห์และจัดทำการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามแบบฟอร์มที่ให้ไว้ในภาคผนวก 3 ของขั้นตอนการออกและการบัญชีคูปอง

สถาบันการศึกษาของรัฐบาลได้ทำข้อตกลงกับบริษัทจัดเลี้ยงแห่งหนึ่งในการจัดหาอาหารเช้าและอาหารกลางวันสำหรับนักเรียน สถาบันจ่ายเงิน 120,000 รูเบิลภายใต้ข้อตกลง ได้รับแสตมป์อาหารตามจำนวนนี้ตามใบรับรองการยอมรับ พวกเขาถูกป้อนเข้าไปในเครื่องบันทึกเงินสดเป็นเอกสารทางการเงิน ส่วนหนึ่งของคูปองจากเครื่องบันทึกเงินสดจำนวน 30,000 รูเบิล ถูกโอนไปยังผู้รับผิดชอบที่ออกคูปองเหล่านี้ให้กับนักเรียน หลังจากที่นักเรียนได้รับอาหารตามคูปองเหล่านี้แล้ว มีการจัดทำใบแจ้งยอดจำนวน 30,000 รูเบิล (แนบมากับรายงานล่วงหน้าของผู้รับผิดชอบที่ได้รับคูปอง)

ตามคำสั่งของกระทรวงการคลังแห่งสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 171n ค่าใช้จ่ายของสถาบันของรัฐในการชำระค่าบริการจัดอาหารจานร้อนสำหรับนักเรียน ข้อย่อย 226“งานบริการอื่นๆ” KOSGU

ธุรกรรมเหล่านี้จะปรากฏในบันทึกทางบัญชีของสถาบันตามคำสั่งหมายเลข 162n ดังนี้

ตามรหัสบัญชีสังเคราะห์ที่เกี่ยวข้อง

คูปองน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น ลองพิจารณาตัวเลือกเมื่อสถาบันได้รับเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นโดยใช้คูปอง: ภายใต้ข้อตกลงจะมีการจ่ายน้ำมันเบนซินของแบรนด์ที่เหมาะสมจำนวนหนึ่งและสถาบันจะได้รับคูปองซึ่งผู้ขับขี่จะเติมน้ำมันรถยนต์ที่ปั๊มน้ำมัน

คูปองที่ได้รับตามเอกสารการจัดส่งของซัพพลายเออร์ (ใบนำส่งสินค้า, ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ ) จะได้รับเป็นเอกสารทางการเงินที่โต๊ะเงินสดของสถาบันและในใบเสร็จรับเงิน ขอแนะนำให้ระบุยี่ห้อน้ำมันเบนซิน ชุดและหมายเลขของ คูปองเหล่านี้มูลค่าของคูปองเป็นลิตรและคูปองต้นทุนเป็นรูเบิล (ขึ้นอยู่กับราคาน้ำมันเบนซินที่ระบุในสัญญาและใบแจ้งหนี้)

ตามความจำเป็นจะมีการออกคูปองสำหรับสิทธิ์ในการรับน้ำมันเชื้อเพลิงให้กับผู้ขับขี่หรือพนักงานที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษเพื่อการรายงาน

โดยปกติเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมจะมีการเปิดสมุดบัญชีพิเศษซึ่งมีการบันทึกความเคลื่อนไหวของคูปอง

น้ำมันที่ได้รับโดยใช้คูปองถือเป็นสินค้าคงคลังของสถาบัน ภายหลังจากที่ผู้รับผิดชอบส่งรายงานล่วงหน้าพร้อมเอกสารประกอบจากปั๊มน้ำมันที่ขายน้ำมันแลกกับคูปองแล้ว

สถาบันการศึกษาด้านงบประมาณซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมเพื่อบรรลุภารกิจของรัฐ (เทศบาล) ได้รับจากคูปองซัพพลายเออร์สำหรับน้ำมันเบนซิน AI92 1,000 ลิตรจำนวน 28,000 รูเบิล มูลค่าของคูปองคือ 20 l มูลค่า 560 rub ออกให้แก่ผู้รับผิดชอบ

คูปอง 2 ใบที่เติมน้ำมันรถแล้วส่งรายงานล่วงหน้า

ธุรกรรมเหล่านี้จะสะท้อนให้เห็นในการบัญชีตาม หมายเลขคำสั่ง  174นดังต่อไปนี้:

บัตรชำระเงินด่วนสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่และอินเทอร์เน็ต พนักงานของสถาบันมักใช้การสื่อสารเคลื่อนที่ขององค์กรหรือได้รับค่าตอบแทนจากการใช้อุปกรณ์สื่อสารของตนเองเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ ประเภทการชำระเงินที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่และอินเทอร์เน็ตคือบัตรชำระเงินด่วนซึ่งซื้อโดยสถาบันและจะต้องบันทึกเป็นเอกสารทางการเงิน

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตรวจสอบและหน่วยงานภาษีไม่มีคำถามเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมายและความสะดวกในการชำระเงินสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่ สถาบันจำเป็นต้องพัฒนาระบบที่เหมาะสม

กฎระเบียบที่กำกับดูแล (พระราชบัญญัติการกำกับดูแลภายใน) เอกสารนี้ควรมีรายการตำแหน่งพนักงานที่มีสิทธิ์รับบัตรชำระเงินมือถือ และเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตาม (เช่น พนักงานจะได้รับเงินเฉพาะสำหรับการโทรในช่วงเวลาทำงานเท่านั้น หรือสามารถชำระเงินสำหรับการโทรได้เช่นกัน นอกเวลาทำงาน (ในช่วงสุดสัปดาห์)) ขอแนะนำให้กำหนดขั้นตอนสำหรับพนักงานเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายสำหรับการสื่อสารเคลื่อนที่ (โดยให้รายละเอียดของการเจรจาและบันทึกช่วยจำพนักงานว่าการโทรใดเป็นการโทรทางธุรกิจ)

สถาบันอิสระที่ใช้เงินทุนจากกิจกรรมสร้างรายได้ผ่านหน่วยงานที่รับผิดชอบได้ซื้อบัตรชำระเงินด่วน 100 ใบซึ่งมีมูลค่าเล็กน้อย 100 รูเบิล รวมเป็นเงิน 10,000 รูเบิล เอกสารทางการเงินเหล่านี้ได้รับการยอมรับที่โต๊ะเงินสดของสถาบัน รองผู้อำนวยการได้ออกบัตรชำระเงิน 3 ใบเพื่อการรายงาน ผู้รับผิดชอบได้ยื่นรายงานล่วงหน้าพร้อมเอกสารประกอบ

ค่าใช้จ่ายในการซื้อบัตรชำระเงินสำหรับโทรศัพท์มือถือตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 171n รวมอยู่ใน ข้อย่อย 221"บริการสื่อสาร" KOSGU

ในการบัญชีธุรกรรมเหล่านี้จะสะท้อนให้เห็นตาม หมายเลขคำสั่ง  183นดังต่อไปนี้:

แสตมป์และซองประทับตรา แม้จะมีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี แต่บริการไปรษณีย์ยังคงมีความเกี่ยวข้องและเป็นที่ต้องการ การจัดระเบียบสิ่งของทางไปรษณีย์เป็นไปไม่ได้หากไม่มีการซื้อแสตมป์และซองจดหมายที่ทำเครื่องหมายไว้ซึ่งตามคำสั่งหมายเลข 157n จะต้องนำมาพิจารณาเป็นเอกสารทางการเงิน ข้อผิดพลาดทางบัญชีโดยทั่วไปคือการตัดซองจดหมายและแสตมป์ที่ซื้อมาทันที ตัวอย่างเช่น คุณจะพิสูจน์ได้อย่างไรว่าต้องเขียนซองจดหมายที่ประทับตรา 200 ซองในคราวเดียว แม้ว่าจริงๆ แล้วจะส่งจดหมาย 20 ฉบับในหนึ่งเดือนก็ตาม พวกเขาจะต้องนำมาพิจารณาเป็นเอกสารทางการเงินและตามความจำเป็นที่ออกเพื่อรายงานต่อบุคคลที่รับผิดชอบในการส่งจดหมายซึ่งจะต้องจัดทำรายงานล่วงหน้าและแนบเอกสารประกอบด้วย เอกสารดังกล่าวอาจเป็นทะเบียนจดหมายที่ส่งไป และในกรณีชำรุดเสียหายให้แนบซองที่ชำรุดมากับรายงานด้วย

การยอมรับการบัญชีและการออกแสตมป์และซองประทับตราจะแสดงในการบัญชีดังนี้

สถาบันของรัฐ (คำสั่งหมายเลข 162n)		สถาบันงบประมาณ (คำสั่งหมายเลข 174n)		สถาบันปกครองตนเอง (คำสั่งหมายเลข 183n)
เดบิต	เครดิต	เดบิต	เครดิต	เดบิต	เครดิต
การรับแสตมป์และซองประทับตราไปที่โต๊ะเงินสดของสถาบัน
0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 510	0 302 21 730 0 208 21 660	0 201 35 000	0 302 21 000 0 208 21 000
การออกแสตมป์และซองทำเครื่องหมายเพื่อการรายงาน
0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 560	0 201 35 610	0 208 21 000	0 201 35 000

ตั๋วเดินทาง. ตาม ศิลปะ. 166,168.1 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับลูกจ้างที่ทำงานประจำบนท้องถนนหรือเดินทางโดยธรรมชาติ นายจ้างจะชดใช้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ตามกฎหมายแรงงาน จำนวนและขั้นตอนการคืนเงินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงาน รวมถึงรายชื่องาน อาชีพ และตำแหน่งของพนักงานเหล่านี้ได้รับการกำหนดโดยข้อตกลงร่วม ข้อตกลง และข้อบังคับท้องถิ่น ในสถาบันการศึกษา สามารถชำระค่าตั๋วเดินทางให้กับครูสังคมที่ทำงานเกี่ยวกับการเดินทางได้ (ไปเยี่ยมนักเรียน ณ สถานที่อยู่อาศัย การเดินทางเพื่อเข้าร่วมการประชุมของคณะกรรมการและสภาป้องกันต่างๆ เป็นต้น)

ตามคำสั่งของกระทรวงการคลังแห่งสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 171n ค่าใช้จ่ายของสถาบันในการซื้อตั๋วเดินทางสำหรับพนักงานที่ทำงานโดยการเดินทางตามธรรมชาตินั้นมาจาก ข้อย่อย 222"บริการขนส่ง" KOSGU

สถาบันการศึกษาของรัฐบาลซื้อตั๋วรถโดยสารมูลค่า 950 รูเบิล ณ เดือนกันยายน 2013 สำหรับครูสอนสังคม การชำระค่าตั๋วเดินทางนั้นไม่ใช่เงินสดด้วยค่าใช้จ่ายของเงินทุนงบประมาณ ตั๋วเดินทางได้เข้าไปในสำนักงานเงินสดของสถาบันและออกให้อาจารย์รายงานตัว เมื่อสิ้นเดือนครูได้ส่งรายงานล่วงหน้าพร้อมเอกสารการเดินทางที่ใช้แล้วแนบมาด้วย

ในการบัญชีของสถาบันของรัฐ รายการเหล่านี้จะต้องสะท้อนให้เห็นตามคำสั่งหมายเลข 162n ดังนี้

ขาดเอกสารเงินสดที่เครื่องบันทึกเงินสด

ขั้นตอนการทำธุรกรรมเงินสดด้วยธนบัตรและเหรียญของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซียในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการควบคุม ระเบียบเลขที่  373-ป- ตาม ข้อ 1.11ของข้อกำหนดนี้ มาตรการเพื่อความปลอดภัยของเงินสดในระหว่างการทำธุรกรรมเงินสด การจัดเก็บ การขนส่ง รวมถึงขั้นตอนและระยะเวลาในการตรวจสอบความพร้อมที่แท้จริงของกองทุนจะถูกกำหนดโดยนิติบุคคล ซึ่งหมายความว่าขั้นตอนในการตรวจสอบเครื่องบันทึกเงินสดและธุรกรรมเงินสดนั้นกำหนดโดยข้อบังคับท้องถิ่น เช่น ข้อบังคับเกี่ยวกับการควบคุมทางการเงินภายใน นโยบายการบัญชี ข้อบังคับเกี่ยวกับธุรกรรมเงินสด ในระหว่างกิจกรรมการควบคุม นอกเหนือจากการคำนวณเงินสดที่โต๊ะเงินสดใหม่ทั้งหมดแล้ว ยังมีการตรวจสอบสิ่งของมีค่าอื่น ๆ ที่เก็บไว้ในเครื่องบันทึกเงินสด รวมถึงเอกสารทางการเงินด้วย

เพื่อสะท้อนผลลัพธ์ของสินค้าคงคลังของเอกสารทางการเงินที่จัดขึ้นที่โต๊ะเงินสดของสถาบัน มีการใช้รายการสินค้าคงคลัง (แผ่นจับคู่) ของแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดและเอกสารทางการเงิน (ตาม f. 0504086 ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของ สหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 173n)

ในระหว่างการตรวจสอบที่โต๊ะเงินสดของสถาบันงบประมาณพบเอกสารทางการเงินขาดแคลน - บัตรชำระเงินด่วน 2 ใบซึ่งมีมูลค่าเล็กน้อย 100 รูเบิลต่อใบ แต่ละคนได้รับผ่านเงินอุดหนุนสำหรับการดำเนินงานของรัฐบาล ได้มีการระบุตัวผู้รับผิดชอบต่อการขาดแคลนนี้แล้ว และเขาได้ชำระจำนวนเงินที่ขาดดังกล่าวด้วยความสมัครใจแล้ว

สถาบันจะต้องบันทึกสถานการณ์ที่เกิดขึ้นตาม ย่อหน้าที่ 86, 87 , 109 , 110 คำแนะนำเลขที่  174นดังต่อไปนี้:

คำแนะนำสำหรับการใช้ผังบัญชีแบบรวมสำหรับหน่วยงานสาธารณะ (หน่วยงานของรัฐ), รัฐบาลท้องถิ่น, หน่วยงานการจัดการของกองทุนนอกงบประมาณของรัฐ, สถาบันวิทยาศาสตร์ของรัฐ, สถาบันของรัฐ (เทศบาล) ได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 1 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 157n

คำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 15 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 173n “ ในการอนุมัติรูปแบบของเอกสารการบัญชีหลักและทะเบียนการบัญชีที่ใช้โดยหน่วยงานของรัฐ (หน่วยงานของรัฐ) รัฐบาลท้องถิ่นหน่วยงานการจัดการของกองทุนนอกงบประมาณของรัฐ สถาบันวิทยาศาสตร์ของรัฐ สถาบันของรัฐ (เทศบาล) และแนวทางการใช้งาน"

ขั้นตอนการออกและบันทึกคูปองสำหรับการจัดเตรียมอาหารตามสิทธิพิเศษในสถาบันการศึกษาของเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก

คำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 21 ธันวาคม 2555 ฉบับที่ 171n “ในการอนุมัติคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการใช้การจัดประเภทงบประมาณของสหพันธรัฐรัสเซียปี 2556 และสำหรับระยะเวลาการวางแผนปี 2557 และ 2558”

คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีงบประมาณได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 6 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 162n

อนุมัติคำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีของสถาบันงบประมาณแล้ว ตามคำสั่งกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 174n

คำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีของสถาบันอิสระได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 23 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 183n

เกือบทุกบริษัทในกิจกรรมของตนต้องเผชิญกับเอกสารทางการเงิน: ตั๋วเครื่องบินและรถไฟแบบชำระเงิน, บัตรกำนัล, คูปองสำหรับน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น ผู้เชี่ยวชาญ 1C พูดคุยเกี่ยวกับคุณสมบัติของการบัญชีสำหรับเอกสารทางการเงินโดยใช้ตัวอย่างของโปรแกรม 1C: การบัญชี 8 เวอร์ชัน 3.0 รวมถึงเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม

การจัดระบบบัญชีเอกสารทางการเงิน

เอกสารทางการเงินเป็นเอกสารรับรองข้อเท็จจริงของการชำระเงินและสิทธิในการรับงานหรือบริการในภายหลัง ตามกฎแล้วเอกสารดังกล่าวจะถูกร่างขึ้นในแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (SSR)

ตามคำแนะนำในการใช้ผังบัญชีสำหรับการบัญชีกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจขององค์กร (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 31 ตุลาคม 2543 ฉบับที่ 94n ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่าผังบัญชี) เอกสารทางการเงินที่อยู่ที่โต๊ะเงินสดขององค์กร (ตั๋วเครื่องบินและรถไฟแบบชำระเงิน, คูปองสำหรับการกำจัดขยะในครัวเรือน (ขยะ), แสตมป์ ฯลฯ ) จะถูกนำมาพิจารณาในบัญชีย่อย 50-3 "เอกสารเงินสด" ในจำนวน ต้นทุนการซื้อจริง ในการบัญชีสำหรับเอกสารทางการเงินมูลค่าที่แสดงเป็นสกุลเงินต่างประเทศใน "1C: การบัญชี 8" มีบัญชีย่อยแยกต่างหาก 50.23 "เอกสารเงินสด (เป็นสกุลเงินต่างประเทศ)"

ในบัญชี 50.03 และ 50.23 โปรแกรมจะเก็บบันทึกทั้งในแง่ผลรวมและเชิงปริมาณ การบัญชีเชิงวิเคราะห์จัดอยู่ในบริบทของเอกสารทางการเงิน (สำหรับสิ่งนี้จะใช้หนังสืออ้างอิง - สำหรับเอกสารทางการเงินแต่ละฉบับจะมีการระบุประเภท:

• ตั๋ว;
• บัตรกำนัล;
• แสตมป์;
• คูปองน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น;
• อื่น.

เมื่อป้อนข้อมูลในบัตรของเอกสารทางการเงินคุณสามารถระบุมูลค่าของมันได้จากนั้นมันจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติเมื่อลงทะเบียนการรับหรือการออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เพื่อให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการกับเอกสารทางการเงินได้ จำเป็นต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงานที่เกี่ยวข้องของโปรแกรม (ส่วน สิ่งสำคัญคือฟังก์ชันการทำงาน- บนบุ๊กมาร์ก ธนาคารและโต๊ะเงินสดควรตั้งธงไว้ เอกสารเงิน(รูปที่ 1)

ข้าว. 1. การตั้งค่าฟังก์ชันการทำงาน

หลังจากปักธงในส่วนแล้ว ธนาคารและแคชเชียร์เอกสารมีให้ และ การออกเอกสารทางการเงินตลอดจนนิตยสาร เอกสารเงิน- จากบันทึกคุณสามารถสร้างได้ รายงานความเคลื่อนไหวของเอกสารเงินสดซึ่งออกแบบมาเพื่อควบคุมการรับและออกเอกสารทางการเงิน เพื่อควบคุมความปลอดภัยและวิเคราะห์ความเคลื่อนไหวของเอกสารทางการเงิน คุณสามารถใช้รายงานทางบัญชีมาตรฐานได้

เอกสาร การรับเอกสารเงินสดมีจุดมุ่งหมายเพื่อสะท้อนถึงความเป็นจริงของการได้รับเอกสารทางการเงินที่โต๊ะเงินสดขององค์กร ในส่วนหัวของเอกสารคุณต้องระบุบัญชีสำหรับการบัญชีเอกสารทางการเงิน (50.03 หรือ 50.23) หากเลือกบัญชี 50.23 จำเป็นต้องระบุสกุลเงินสำหรับบันทึกเอกสารทางการเงิน ประเภทของการดำเนินการจะถูกเลือกขึ้นอยู่กับวิธีการรับเอกสารทางการเงิน:

• ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์;
• ;
• ใบเสร็จรับเงินอื่น ๆ

ถ้าจะลงทะเบียน ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์แล้วในสนาม บัญชีการชำระเงินคุณต้องระบุบัญชีสำหรับการชำระหนี้กับคู่สัญญา

ขณะเดียวกันในเอกสาร การรับเอกสารเงินสดไม่มีข้อกำหนดสำหรับการบ่งชี้พร้อมกันทั้งบัญชีสำหรับการบัญชีสำหรับการชำระหนี้กับคู่สัญญาและบัญชีสำหรับการบัญชีสำหรับการชำระหนี้ล่วงหน้า ดังนั้นจึงสะดวกที่จะใช้บัญชี 76.05 “การชำระหนี้กับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมารายอื่น” เป็นบัญชีการชำระบัญชี ควรระบุบัญชีเดียวกันเมื่อสะท้อนการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์จากนั้นจะไม่มีปัญหาในการชดเชยเงินทดรอง

สำหรับแต่ละระบบการตั้งชื่อของเอกสารการเงินที่ได้รับ จะมีการระบุปริมาณและจำนวน (รวมภาษี) ภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ได้รับการจัดสรรตามจำนวนเอกสารเนื่องจากการได้รับเอกสารทางการเงินไม่ใช่ความจริงของการยอมรับสำหรับการบัญชีสินค้าหรือบริการซึ่งเป็นสิทธิ์ที่เอกสารให้ไว้ สินค้า (งานบริการ) สามารถนำมาพิจารณาได้ในภายหลัง (เช่นเมื่อลงทะเบียนรายงานล่วงหน้าของพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือการซื้อน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นโดยใช้คูปอง) ตามกฎทั่วไปแล้วภาษีมูลค่าเพิ่มจะถูกนำมาพิจารณา บัญชี.

เอกสาร การออกเอกสารทางการเงินธุรกรรมทางธุรกิจประเภทต่อไปนี้สะท้อนให้เห็น:

• การออกให้แก่ผู้รับผิดชอบ;
• กลับไปยังซัพพลายเออร์เมื่อทำการคืนสินค้าจำเป็นต้องระบุจำนวนเงินที่คืนรวมทั้งบัญชีรายได้หรือค่าใช้จ่ายเนื่องจากจำนวนเงินที่คืนอาจแตกต่างจากมูลค่าของเอกสารทางการเงิน
• การออกอื่นๆ

การบัญชีน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นโดยใช้คูปอง

เชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นรวมถึงเชื้อเพลิง (น้ำมันเบนซิน น้ำมันดีเซล ก๊าซปิโตรเลียมเหลว ก๊าซธรรมชาติอัด) น้ำมันหล่อลื่น (มอเตอร์ น้ำมันเกียร์และน้ำมันพิเศษ จาระบี) รวมถึงของเหลวพิเศษ (เบรก สารหล่อเย็น) องค์กรสามารถซื้อน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นด้วยเงินสดและในรูปแบบที่ไม่ใช่เงินสด

หากองค์กรเลือกแบบฟอร์มที่ไม่ใช่เงินสดจะมีการสรุปข้อตกลงการจัดหากับซัพพลายเออร์เชื้อเพลิงตามที่องค์กรโอนเงินไปยังบัญชีธนาคารของซัพพลายเออร์และในทางกลับกันจะได้รับคูปองหรือบัตรน้ำมันซึ่งคนขับเติมน้ำมันรถยนต์ที่ สถานีบริการน้ำมัน (สถานีบริการน้ำมัน)

การใช้คูปองเป็นรูปแบบการชำระค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นแพร่หลายมากขึ้น ในการคำนึงถึงธุรกรรมดังกล่าว สิ่งสำคัญคือองค์กรจะใช้คูปองประเภทใด และโอนกรรมสิทธิ์เชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นให้กับองค์กร ณ จุดใด

คูปองมีสองประเภท:

• ลิตร (เชิงปริมาณ)ซึ่งระบุปริมาณและยี่ห้อน้ำมันเชื้อเพลิงโดยไม่ระบุจำนวน (ราคาน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นจะกำหนด ณ วันที่ชำระคูปอง โดยปกติจะไม่ระบุไว้ในคูปอง)
• ผลรวมหรือต้นทุน (เงิน)ซึ่งระบุเฉพาะปริมาณที่คุณสามารถเติมเชื้อเพลิงได้ (ราคาน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นจะถูกกำหนด ณ วันที่เติม คูปองไม่ได้ระบุราคาหรือปริมาณ แต่อาจระบุยี่ห้อน้ำมันเชื้อเพลิงได้)

ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของข้อตกลงในการจัดหาผลิตภัณฑ์ปิโตรเลียม ความเป็นเจ้าของเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นอาจส่งต่อไปยังองค์กรในเวลาที่ได้รับคูปองหรือในเวลาเติมน้ำมันรถยนต์ที่ปั๊มน้ำมัน เมื่อเติมน้ำมันคนขับจะให้คูปองและในทางกลับกันจะได้รับคูปองฉีกพร้อมประทับตราคูปองที่แลกและใบเสร็จรับเงิน คูปองมีระยะเวลาที่กำหนดในข้อตกลงกับผู้ขายน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

น้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นรวมอยู่ในสินค้าคงคลัง (MPI) และได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีตามต้นทุนจริงตามระเบียบการบัญชี "การบัญชีสำหรับสินค้าคงคลัง" (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 06/09/2544 ฉบับที่ 44n ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่า PBU 5 /01) ตามผังบัญชี โปรแกรมใช้บัญชีย่อย 10.03 “เชื้อเพลิง” เพื่อบัญชีน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

หากภายใต้ข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ กรรมสิทธิ์ในเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นส่งผ่านไปยังองค์กร ณ เวลาที่เติมน้ำมันรถยนต์ที่ปั๊มน้ำมัน คูปองสำหรับเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นสามารถนำมาพิจารณาได้:

• เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารการเงินในบัญชี 50.03 (ตามกฎสำหรับคูปองรวม แต่ยังยอมรับได้สำหรับคูปองเชิงปริมาณ)
• ในบัญชีนอกงบดุล 006 "แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด" (โดยปกติสำหรับคูปองเชิงปริมาณ)

เอกสารที่ยืนยันปริมาณการใช้เชื้อเพลิงข้อมูลเกี่ยวกับระยะทางจริงและลักษณะการผลิตของเส้นทางของยานพาหนะคือใบนำส่งสินค้า (อนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 28 พฤศจิกายน 2540 ฉบับที่ 78) เอกสารรูปแบบนี้จำเป็นสำหรับองค์กรขนส่งยานยนต์เท่านั้น องค์กรอื่น ๆ สามารถพัฒนาแบบฟอร์มเอกสารของตนเองได้ซึ่งจะต้องมีรายละเอียดบังคับซึ่งระบุไว้ในมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ "เกี่ยวกับการบัญชี" และคำสั่งของกระทรวงคมนาคมของรัสเซียลงวันที่ 18 กันยายน , 2551 ฉบับที่ 152 “เมื่อได้รับอนุมัติรายละเอียดบังคับและขั้นตอนการกรอกใบนำส่งสินค้า”

หากรถยนต์ขององค์กรติดตั้งระบบตรวจสอบระยะทางอิเล็กทรอนิกส์ (หรือระยะทางและเชื้อเพลิง) ปริมาณการใช้เชื้อเพลิงจะได้รับการยืนยันตามรายงานระบบที่พิมพ์ออกมาซึ่งลงนามโดยผู้รับผิดชอบ

ไม่มีกฎระเบียบทางกฎหมายเกี่ยวกับต้นทุนเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น แต่องค์กรสามารถสร้างมาตรฐานการใช้เชื้อเพลิงตามคำสั่งของผู้จัดการได้

ในกรณีนี้ คุณสามารถปฏิบัติตามคำสั่งของกระทรวงคมนาคมของรัสเซียลงวันที่ 14 มีนาคม 2551 หมายเลข AM-23-r หรือมาตรฐานที่ระบุไว้ในคู่มือการใช้งานรถยนต์

หากไม่ได้กำหนดมาตรฐาน ปริมาณการใช้เชื้อเพลิงตามจริงตามใบนำส่งสินค้าจะถูกตัดออกเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมปกติ หากนโยบายการบัญชีขององค์กรกำหนดให้ใช้มาตรฐานการใช้เชื้อเพลิงปริมาณเชื้อเพลิงที่ใช้ภายในมาตรฐานจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายขององค์กรสำหรับกิจกรรมปกติและส่วนที่เกินมาตรฐานจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายอื่น ๆ

ในการบัญชีภาษี ค่าใช้จ่ายในการซื้อเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นสามารถพิจารณาได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งดังต่อไปนี้:

• เป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายวัสดุ (ตามข้อ 5 ข้อ 1 บทความ 254 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)
• เป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและ (หรือ) การขาย เช่น ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาการขนส่งอย่างเป็นทางการ (ข้อ 11 ข้อ 1 ข้อ 264 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีกำไร ค่าใช้จ่ายสำหรับเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นไม่ได้มาตรฐานและจะถูกนำมาพิจารณาทั้งหมดหากมีเหตุผลเชิงเศรษฐกิจ บันทึกเป็นเอกสาร และเกิดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินกิจกรรมที่มุ่งสร้างรายได้ (ข้อ 1 ของมาตรา 252 ของรหัสภาษี ของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นที่ซื้อได้รับการยอมรับสำหรับการหักในลักษณะทั่วไปตามใบแจ้งหนี้ที่แสดงโดยซัพพลายเออร์ (ข้อ 2 ของมาตรา 171 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียข้อ 1 ของมาตรา 172 ของรหัสภาษีของ สหพันธรัฐรัสเซีย) ตามกฎแล้วซัพพลายเออร์จะจัดเตรียมชุดเอกสาร (ใบนำส่งสินค้า, ใบแจ้งหนี้) ณ สิ้นเดือนสำหรับจำนวนเชื้อเพลิงทั้งหมดที่ขายในระหว่างเดือน ปริมาณน้ำมันเชื้อเพลิงตามใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์และตามรายงานล่วงหน้าของผู้ขับขี่ (ตามคูปองฉีกและใบเสร็จรับเงิน) จะต้องตรงกัน

ตัวอย่างที่ 1

Sewing Factory LLC (OSNO ผู้ชำระ VAT ใช้ PBU 18/02) ซื้อคูปองน้ำมันจำนวน 30 ชิ้น จากองค์กร Etalon-Kart LLC เป็นจำนวนเงินรวม 58,500 รูเบิล (ตัวเลขในตัวอย่างเป็นแบบมีเงื่อนไข) มูลค่าของคูปองหนึ่งใบคือ 50 ลิตร ตามเงื่อนไขของสัญญา กรรมสิทธิ์ในเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นจะตกเป็นของผู้ซื้อ ณ เวลาที่เติมน้ำมันที่ปั๊มน้ำมัน ผู้ขับขี่จะได้รับน้ำมันเบนซินโดยใช้คูปองที่ได้รับสำหรับการรายงานและจัดทำรายงานล่วงหน้า ซัพพลายเออร์จัดเตรียมเอกสารสำหรับน้ำมันเชื้อเพลิงที่เลือกในระหว่างเดือน (ใบนำส่งสินค้า, ใบแจ้งหนี้) ในวันสุดท้ายของแต่ละเดือน ค่าน้ำมันที่ใช้ไปจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่าย ณ สิ้นเดือนตามแผ่นการเดินทาง คูปองสำหรับน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นบันทึกไว้ในบัญชี 50.03

การจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์สำหรับคูปองนั้นได้รับการลงทะเบียนในโปรแกรมพร้อมเอกสาร การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน การตั้งถิ่นฐานอื่น ๆ กับคู่สัญญาโดยควรระบุบัญชี 76.05 เป็นบัญชีการชำระบัญชี

จากการผ่านรายการเอกสาร รายการทางบัญชีจะถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 76.05 เครดิต 51 - สำหรับจำนวนเงินที่ชำระล่วงหน้า (58,500 RUB)

โปรดทราบสำหรับบัญชีเหล่านั้นที่คงการบัญชีภาษีไว้ จำนวนเงินที่เกี่ยวข้องจะถูกป้อนลงในแหล่งข้อมูลพิเศษของทะเบียนการบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีภาษี ในตัวอย่างที่กล่าวถึงในบทความนี้ ไม่มีความแตกต่างระหว่างการบัญชีและการบัญชีภาษี

การรับเอกสารทางการเงินจะแสดงในเอกสารชื่อเดียวกัน กับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์(รูปที่ 2)

ข้าว. 2. การรับเอกสารทางการเงิน

ในส่วนหัวของเอกสาร คุณควรระบุรายละเอียดของเอกสารหลัก: วันที่และหมายเลข บุ๊กมาร์ก จากใครกรอกโดยผู้ใช้ดังนี้:

บนบุ๊กมาร์ก เอกสารเงินโดยปุ่ม เพิ่มเอกสารทางการเงินที่เข้ามาจะถูกเลือกจากไดเรกทอรี ศัพท์เฉพาะของเอกสารการเงิน- ในตัวอย่างที่ 1 เอกสารการเงินจะมีลักษณะดังนี้ คูปองน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น(รูปที่ 3) ระบุจำนวนและจำนวนเอกสารการเงินที่ได้รับ

ข้าว. 3. ศัพท์เฉพาะของเอกสารการเงิน

เมื่อผ่านรายการเอกสาร รายการต่อไปนี้จะถูกป้อนลงในทะเบียนการบัญชี:

เดบิต 76.05 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนเงินชดเชยล่วงหน้า (58,500 RUB) การชำระบัญชีจะดำเนินการระหว่างเอกสารการชำระบัญชีกับคู่สัญญา การรับเอกสารเงินสดและ การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวัน- เดบิต 50.03 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนคูปองน้ำมันที่ได้รับ (58,500 รูเบิล) จำนวน 30 ชิ้น

การออกคูปองให้กับผู้ขับขี่จะแสดงอยู่ในเอกสาร การออกเอกสารทางการเงินกับประเภทของการดำเนินงาน การออกให้แก่ผู้รับผิดชอบ- บนบุ๊กมาร์ก ถึงใคร บุคคล.

บนบุ๊กมาร์ก เอกสารเงินระบุชื่อคูปอง (เลือกจากไดเรกทอรี ศัพท์เฉพาะของเอกสารการเงิน) และปริมาณ เช่น 10 ชิ้น ต้นทุนของคูปองจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ

จากการผ่านรายการเอกสาร ระบบจะสร้างการผ่านรายการต่อไปนี้:

เดบิต 71.01 เครดิต 50.03 - สำหรับจำนวนเอกสารทางการเงินที่ออกให้กับผู้รับผิดชอบ (19,500 รูเบิล) จำนวน 10 ชิ้น

การผ่านรายการน้ำมันเบนซินที่คนขับซื้อโดยใช้คูปองและการบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับน้ำมันที่ได้รับจะแสดงอยู่ในเอกสาร รายงานล่วงหน้า(บท ธนาคารและโต๊ะเงินสด- สมมติว่าคนขับได้รับผิดชอบตั๋วทั้งหมดที่ออกให้เขาแล้ว

ในส่วนหัวของเอกสารจำเป็นต้องระบุหน่วยงานที่รับผิดชอบในการรายงานและวันที่จัดทำรายงานล่วงหน้า หากองค์กรของคุณเก็บบันทึกสินค้าคงคลังแยกตามคลังสินค้า คุณควรกรอกข้อมูลในฟิลด์ คลังสินค้า.

บนบุ๊กมาร์ก ความก้าวหน้าผ่านปุ่ม เพิ่มคุณควรเลือกเอกสาร การออกเอกสารทางการเงินตามที่ผู้รับผิดชอบได้รับคูปอง

เนื่องจากผู้รับผิดชอบได้รับรายการสินค้าคงคลังในเอกสาร รายงานล่วงหน้าคุณควรกรอกบุ๊กมาร์ก สินค้า- บนแท็บนี้ ให้คลิกปุ่ม เพิ่มกรอกส่วนที่เป็นตาราง (รูปที่ 4):

ข้าว. 4. ส่วนที่เป็นตารางในแท็บ “ผลิตภัณฑ์” ของเอกสาร “รายงานล่วงหน้า”

• ในสนาม เอกสาร (ค่าใช้จ่าย)ระบุรายละเอียดของเอกสารหลักที่ได้รับจากซัพพลายเออร์
• ระบุระบบการตั้งชื่อ ปริมาณ และราคาน้ำมันเบนซินที่ซื้อในช่องที่เหมาะสมและช่องนี้ ผลรวมคำนวณโดยอัตโนมัติ
• ระบุซัพพลายเออร์เชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น
• หากต้องการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้ ให้เลือกช่อง เอสเอฟและในสนาม รายละเอียดใบแจ้งหนี้ป้อนวันที่และหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ หลังจากดำเนินการตามคำสั่งแล้ว เขียนลงไปในสนาม รายละเอียดใบแจ้งหนี้เอกสาร รายงานล่วงหน้าลิงก์ไปยังเอกสารที่สร้างขึ้นจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับสำหรับการรับ;
• ในทุ่งนา บัญชีและ ใบกำกับภาษีมีการระบุบัญชีบัญชีน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นและบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม

เมื่อโพสต์เอกสาร รายงานล่วงหน้าการโพสต์ถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 10.03 เครดิต 71.01 - สำหรับค่าน้ำมันที่ได้รับโดยไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (16,525 รูเบิล) จำนวน 500 ลิตร เดบิต 19.03 เครดิต 71.01 - สำหรับจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (2,975 รูเบิล)

การหักภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับน้ำมันเบนซินที่ซื้อจะแสดงในวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้หากมีการตรวจสอบธง ในรูปแบบของเอกสาร ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับสำหรับการรับ

ตามค่าเริ่มต้น วันที่รับใบแจ้งหนี้จะสอดคล้องกับวันที่ในรายงานค่าใช้จ่าย แต่หากจำเป็น สามารถเปลี่ยนวันที่รับได้ หากล้างค่าสถานะแล้ว การหักเงินจะแสดงในเอกสาร (บท การดำเนินงาน - การดำเนินงานภาษีมูลค่าเพิ่มตามปกติ) ภายใน 3 ปี ภายหลังการจดทะเบียนน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น

หากต้องการรวมค่าน้ำมันเป็นค่าใช้จ่ายคุณต้องสร้างเอกสาร ขอ-ใบแจ้งหนี้(บท การผลิต).

สมมติว่าน้ำมันที่ซื้อพร้อมคูปองถูกใช้หมดแล้วตามใบนำส่งสินค้า ในส่วนหัวของเอกสารระบุวันที่ตัดจำหน่ายน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น (วันสุดท้ายของเดือน) และกรอกข้อมูลในช่อง คลังสินค้า.

บนบุ๊กมาร์ก วัสดุระบุชื่อและปริมาณน้ำมันเบนซิน (500 ลิตร) หากมีการกำหนดค่าการตั้งค่ารายการไว้ก่อนหน้านี้ บัญชีการบัญชีจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ บนบุ๊กมาร์ก บัญชีต้นทุนเลือกบัญชีต้นทุนซึ่งมีการตัดวัสดุออก เช่น บัญชี 26 "ค่าใช้จ่ายทั่วไป"

เมื่อโพสต์เอกสาร ระบบจะสร้างการผ่านรายการ:

เดบิต 26 เครดิต 10.03 - สำหรับค่าน้ำมันที่รวมอยู่ในค่าใช้จ่าย (16,525 รูเบิล)

การบัญชีสำหรับเอกสารการเดินทาง

ค่าใช้จ่ายสำหรับการเดินทางของพนักงานไปยังสถานที่ของการเดินทางเพื่อธุรกิจและกลับไปยังสถานที่ทำงานถาวรจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ (ข้อ 12 ข้อ 1 ข้อ 264 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) เอกสารการเดินทาง (ตั๋วเครื่องบินและรถไฟ) สามารถซื้อได้โดยพนักงานที่ส่งระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจโดยอิสระ ในกรณีนี้นายจ้างมีหน้าที่ต้องคืนเงินให้ลูกจ้างสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ (มาตรา 168 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) องค์กรยังสามารถซื้อเอกสารการเดินทางผ่านหน่วยงานขนส่งเฉพาะทางได้

เอกสารการเดินทางจะออกตามแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (ข้อ 2 ของข้อบังคับเกี่ยวกับการดำเนินการชำระเงินด้วยเงินสดและ (หรือ) การชำระเงินโดยใช้บัตรชำระเงินโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์ลงทะเบียนเงินสด ซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 6 พฤษภาคม พ.ศ. 2551 ฉบับที่ 359) พื้นฐานในการหักภาษีมูลค่าเพิ่มจากค่าใช้จ่ายในการขนส่งพนักงานไปยังสถานที่เดินทางไปทำธุรกิจและไปกลับคือเอกสารการเดินทางที่เน้นภาษีเป็นบรรทัดแยกต่างหาก ตั๋วหรือสำเนาดังกล่าวได้รับการลงทะเบียนในสมุดซื้อหลังจากได้รับอนุมัติรายงานล่วงหน้าของพนักงาน (ข้อ 18 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาสมุดซื้อซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 1137 ).

บ่อยครั้งที่เอกสารการเดินทางทั้งหมดจะซื้อในรูปแบบไร้กระดาษ (ตั๋วอิเล็กทรอนิกส์) ในกรณีนี้ เอกสารการรายงานที่เข้มงวด ได้แก่:

• เส้นทางการรับตั๋วเครื่องบินอิเล็กทรอนิกส์ (ข้อ 2 ของคำสั่งของกระทรวงคมนาคมรัสเซียลงวันที่ 8 พฤศจิกายน 2549 ฉบับที่ 134)
• คูปองตั๋วรถไฟอิเล็กทรอนิกส์ (ข้อ 2 ของคำสั่งหมายเลข 322 ของกระทรวงคมนาคมรัสเซีย ลงวันที่ 21 สิงหาคม 2555)

ตามคำอธิบายของกระทรวงการคลังของรัสเซีย เมื่อซื้อตั๋วเครื่องบินทางอิเล็กทรอนิกส์ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่จัดสรรเป็นบรรทัดแยกต่างหากในการรับตั๋วโดยสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พิมพ์บนกระดาษจะได้รับการยอมรับเพื่อหักลดหย่อน (ดูจดหมายลงวันที่ 30 มกราคม 2558 ฉบับที่ 03-07-11/3522 ลงวันที่ 30/07/2557 ฉบับที่ 03-07-11/37594) ในทางปฏิบัติ คำชี้แจงนี้ยังใช้กับคูปองตั๋วรถไฟอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

หากพนักงานเดินทางโดยเครื่องบินเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายของเที่ยวบินนอกเหนือจากใบเสร็จรับเงินรายละเอียดการเดินทางของตั๋วเครื่องบินอิเล็กทรอนิกส์แล้วยังจำเป็นต้องมีบัตรผ่านขึ้นเครื่องด้วย ในเวลาเดียวกันองค์กรมีสิทธิ์ที่จะพิสูจน์เหตุผลของการใช้บริการขนส่งทางอากาศด้วยเอกสารอื่น ๆ ที่ยืนยันโดยตรงหรือโดยอ้อมถึงข้อเท็จจริงของการใช้ตั๋วเครื่องบินที่ซื้อ (จดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 18 ธันวาคม 2560 ไม่ . 03-03-RZ/84409).

หากพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจด้วยรถไฟ เอกสารยืนยันค่าใช้จ่ายในการเดินทางของเขาจะเป็นคูปองควบคุมของเอกสารการเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ (จดหมายกระทรวงการคลังลงวันที่ 14 เมษายน 2557 เลขที่ 03-03-07/16777) .

ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารหลักฐานการชำระเงินสำหรับตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ใบแจ้งยอดบัตรธนาคาร) เพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายเหล่านี้ (จดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซีย ลงวันที่ 18 ธันวาคม 2017 เลขที่ 03-03-RZ/84409)

กฎหมายปัจจุบันไม่มีกฎพิเศษที่ควบคุมขั้นตอนการบันทึกตั๋วเดินทางอิเล็กทรอนิกส์ การซื้อตั๋วเดินทางแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถนับเป็นการรับเอกสารทางการเงิน (เนื่องจากตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ตรงตามเกณฑ์ครบถ้วน) หรือเป็นการชำระค่าบริการขนส่งล่วงหน้า (เนื่องจากใช้บริการในภายหลัง) ดังนั้นขั้นตอนการสะท้อนธุรกรรมเหล่านี้ในบันทึกทางบัญชีขององค์กรจะต้องสะท้อนให้เห็นในนโยบายการบัญชี

ตัวอย่างที่ 2

พนักงานของ Confetprom LLC ถูกส่งไปเดินทางไปทำธุรกิจที่ Ufa ตั้งแต่วันที่ 04/09/2018 ถึง 04/11/2018 (เป็นเวลา 3 วัน) ค่าเผื่อรายวันตามข้อบังคับขององค์กรสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจคือ 700 รูเบิล RUB 9,000 ถูกโอนไปยังบัญชีส่วนตัวของพนักงานสำหรับรายงาน องค์กรซื้อตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ไปกลับผ่านตัวแทนขนส่ง ค่าตั๋วเครื่องบินในเส้นทางมอสโก - อูฟา - มอสโกคือ 10,574 รูเบิล จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (10%) จะถูกเน้นบนตั๋วเป็นบรรทัดแยกและมีจำนวน 930 รูเบิล ค่าบริการที่เรียกเก็บโดยตัวแทนขนส่งคือ 295 รูเบิล (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม 18%) ตามนโยบายการบัญชีขององค์กร ตั๋วเดินทางอิเล็กทรอนิกส์จะถือเป็นเอกสารทางการเงิน เมื่อกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ ผู้รายงานจะส่งรายงานล่วงหน้าซึ่งเขาแนบเอกสาร รวมถึงบัตรผ่านขึ้นเครื่องและเอกสารจากผู้ให้บริการของโรงแรม (ในจำนวน RUB 7,000 ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)

การโอนเงินไปยังบัญชีส่วนตัวของพนักงานซึ่งได้รับการยืนยันจากใบแจ้งยอดธนาคารจะแสดงอยู่ในเอกสาร การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน โอนไปยังผู้รับผิดชอบในสนาม ผู้รับระบุผู้รับผิดชอบซึ่งถูกเลือกจากไดเร็กทอรี บุคคล.

หลังจากกรอกเอกสารเรียบร้อยแล้ว การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันรายการทางบัญชีถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 71.01 เครดิต 51 - สำหรับจำนวนเงินที่ออกสำหรับรายงาน (9,000 รูเบิล)

การชำระบัญชีกับ Transagency สามารถทำได้ในบัญชี 76.05 โดยใช้เอกสารดังต่อไปนี้:

• การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ - เพื่อลงทะเบียนการชำระเงิน
• การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์- เมื่อได้รับเอกสารทางการเงิน
• ใบเสร็จรับเงิน (พระราชบัญญัติ, ใบแจ้งหนี้)กับประเภทของการดำเนินงาน บริการ- เพื่อสะท้อนค่าใช้จ่ายในการให้บริการข้ามหน่วยงาน

ในเวลาเดียวกัน ข้อตกลงกับ Transagency ควรมีลักษณะดังนี้:

• กับซัพพลายเออร์- ในเอกสาร การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์และ ใบเสร็จรับเงิน (พระราชบัญญัติ, ใบแจ้งหนี้);
• อื่น- ในเอกสาร การรับเอกสารเงินสดและ การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน การตั้งถิ่นฐานอื่น ๆ กับคู่สัญญา

ดังนั้น การชำระหนี้กับทรานเอเจนซี่ในตัวอย่างที่ 2 จะดำเนินการภายใต้สัญญาสองฉบับที่มีประเภทต่างกัน

การชำระเงินให้กับ Transagency ได้รับการลงทะเบียนพร้อมเอกสาร การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์(ภายใต้สัญญากับวิว กับซัพพลายเออร์). หลังจากผ่านรายการเอกสารแล้ว รายการทางบัญชีจะถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 76.05 เครดิต 51 - สำหรับค่าตั๋วเครื่องบินโดยคำนึงถึงค่าบริการที่เรียกเก็บ (10,869 รูเบิล)

หลังจากดำเนินการตามเอกสารมาตรฐานแล้ว ใบเสร็จรับเงิน (พระราชบัญญัติ, ใบแจ้งหนี้)กับประเภทของการดำเนินงาน บริการรายการต่อไปนี้จะถูกป้อนลงในทะเบียนการบัญชี:

เดบิต 76.05 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนเงินชดเชยล่วงหน้า (295 รูเบิล) มีการชดเชยระหว่างเอกสารการชำระเงิน ใบเสร็จรับเงิน (พระราชบัญญัติ, ใบแจ้งหนี้)และ การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวัน- เดบิต 26 เครดิต 76.05 - สำหรับต้นทุนการบริการข้ามหน่วยงานที่ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (250 รูเบิล) เดบิต 19.04 เครดิต 76.05 - สำหรับค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม (45 รูเบิล)

การซื้อตั๋วอิเล็กทรอนิกส์จะแสดงอยู่ในเอกสาร การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์- ในตัวอย่างที่ 2 เอกสารทางการเงินจะมีลักษณะเช่นนี้ ตั๋ว- เมื่อผ่านรายการเอกสาร รายการต่อไปนี้จะถูกป้อนลงในทะเบียนการบัญชี:

เดบิต 50.03 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนตั๋วที่ได้รับ (10,574 RUB) จำนวน 1 ชิ้น

โดยตกลงกับมุมมอง อื่นไม่นับการชำระเงินล่วงหน้า เพื่อชดเชยการจ่ายเงินล่วงหน้าให้กับซัพพลายเออร์ (ภายใต้ข้อตกลงกับประเภท กับซัพพลายเออร์) คุณสามารถใช้เอกสารได้ การปรับหนี้กับประเภทของการดำเนินงาน การตัดหนี้หลังจากนั้นจะมีการสร้างสายไฟ:

เดบิต 76.05 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนเงินชดเชยล่วงหน้า (10,574 RUB) มีการชดเชยระหว่างเอกสารการชำระเงิน การรับเอกสารเงินสดและ การหักบัญชีจากบัญชีปัจจุบันหลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการนี้ บัญชี 76.05 จะถูกปิด

มีการบันทึกการออกตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ การออกเอกสารทางการเงินกับประเภทของการดำเนินงาน การออกให้แก่ผู้รับผิดชอบและสะท้อนให้เห็นโดยการเดินสายไฟ:

เดบิต 71.01 เครดิต 50.03 - สำหรับจำนวนเอกสารทางการเงินที่ออกให้กับพนักงานเพื่อการรายงาน (10,574 RUB) จำนวน 1 ชิ้น

เมื่อกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจผู้รายงานจะส่งรายงานล่วงหน้า หากต้องการรวมค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจไว้ในต้นทุนและบัญชีสำหรับภาษีซื้อเข้า จะมีการสร้างเอกสาร รายงานล่วงหน้า.บนบุ๊กมาร์ก ความก้าวหน้าผ่านปุ่ม เพิ่มเอกสารถูกระบุ:

• การออกเอกสารทางการเงินตามที่ผู้รับผิดชอบได้รับเอกสารการเดินทาง
• การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันตามที่เงินถูกโอนไปยังบัตรธนาคารของพนักงาน

ข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ (การเดินทาง ที่พัก และเบี้ยเลี้ยงรายวัน) จะแสดงอยู่บนแท็บ อื่น- แท็บนี้กรอกตามเอกสารที่ผู้รับผิดชอบส่งมา ข้อมูลต่อไปนี้ระบุไว้ในฟิลด์ (รูปที่ 5):

ข้าว. 5. ส่วนตารางในแท็บ “อื่นๆ” ของเอกสาร “รายงานล่วงหน้า”

สนาม	ข้อมูล
“เอกสาร (ค่าใช้จ่าย)”	ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหลัก
"ระบบการตั้งชื่อ"	องค์ประกอบที่สอดคล้องกับอัตราการไหลจะถูกเลือกจากไดเรกทอรี "ระบบการตั้งชื่อ"
"จำนวนเงิน", "ภาษีมูลค่าเพิ่ม"	ระบุจำนวนเงินและอัตราภาษีสำหรับเอกสารฟิลด์ "ทั้งหมด" จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ
"ผู้จัดหา"	คู่สัญญาถูกเลือกจากไดเร็กทอรีที่มีชื่อเดียวกัน (สำหรับค่าเผื่อรายวันไม่ได้กรอกข้อมูลในช่องนี้)
"เอสเอฟ" และ "บีเอสโอ"	ธงถูกตั้งค่าให้ลงทะเบียนตั๋วอิเล็กทรอนิกส์เป็นแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ในกรณีนี้ ช่อง "รายละเอียดใบแจ้งหนี้" จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติโดยใช้หมายเลขและวันที่ของ BSO ​​จากช่อง "เอกสาร (ค่าใช้จ่าย)" หลังจากดำเนินการคำสั่ง "เขียน" ลิงก์ไปยังเอกสาร "ใบแจ้งหนี้ (แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด)" ที่สร้างขึ้นจะถูกเพิ่มลงในช่อง "รายละเอียดใบแจ้งหนี้" ของเอกสาร "รายงานล่วงหน้า" โดยอัตโนมัติ
"บัญชีต้นทุน/แผนก"	ระบุบัญชีค่าใช้จ่ายทางบัญชี ซึ่งเดบิตจะรวมค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจด้วย (เช่น 26 "ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั่วไป") ถ้าบันทึกถูกจัดเก็บตามแผนก จะมีการระบุแผนกที่เกี่ยวข้อง
"ซับคอนโต"	มีการระบุการวิเคราะห์สำหรับบัญชีต้นทุน (สำหรับบัญชี 26 รายการต้นทุน "ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง")
“บัญชีต้นทุน NU” และ “NU Subconto”	โดยค่าเริ่มต้น จะมีการกรอกตามข้อมูลทางบัญชี สามารถแก้ไขได้หากจำเป็น
“ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม”	ตามค่าเริ่มต้น มีการติดตั้งบัญชี 19.04 “VAT สำหรับบริการที่ซื้อ” (หากจำเป็น คุณสามารถเลือกบัญชี VAT อื่นได้)

เมื่อโพสต์เอกสาร รายงานล่วงหน้าการโพสต์ถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 26 เครดิต 71.01 - สำหรับค่าตั๋วเครื่องบินไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (9,644 รูเบิล) เดบิต 19.04 เครดิต 71.01 - สำหรับจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (930 รูเบิล) เดบิต 26 เครดิต 71.01 - สำหรับค่าครองชีพ (7,000 รูเบิล) เดบิต 26 เครดิต 71.01 - สำหรับจำนวนเงินเบี้ยเลี้ยงรายวัน (2,100 รูเบิล)

การหักภาษีมูลค่าเพิ่มในตั๋วเครื่องบินอิเล็กทรอนิกส์จะแสดงในวันที่รายงานล่วงหน้าเมื่อมีการตรวจสอบธง สะท้อนถึงการหัก VAT ในบัญชีแยกประเภทการซื้อตามวันที่ได้รับในรูปแบบของเอกสาร ใบแจ้งหนี้ (แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด)

หากล้างค่าสถานะ การหักเงินจะแสดงในเอกสาร การสร้างรายการบัญชีแยกประเภทการซื้อ.

หากต้องการดูสถานะของการชำระหนี้กับบุคคลที่รับผิดชอบ คุณสามารถใช้รายงานได้ งบดุลการหมุนเวียนภายใต้บัญชี 71.01 “การชำระหนี้กับผู้รับผิดชอบ”

ในงบดุลสำหรับบัญชี 71.01 ยอดเครดิตคือ 100 รูเบิล ซึ่งหมายความว่าองค์กรจะต้องจ่ายเงินส่วนเกินให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ (เป็นเงินสดจากเครื่องบันทึกเงินสดหรือโอนไปยังบัตรธนาคารของพนักงาน)

การแลกเปลี่ยนและการคืนเอกสารการเดินทาง

ในทางปฏิบัติ มีสถานการณ์ที่ต้องคืนหรือเปลี่ยนตั๋ว ในกรณีนี้ สำหรับการส่งคืนหรือแลกเปลี่ยนเอกสารการเดินทาง (รวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) ผู้ให้บริการจะหักค่าคอมมิชชั่น (ค่าปรับ) หน่วยงานขนส่งอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับการบริการของตน

หากการแลกเปลี่ยนหรือคืนตั๋วเกิดจากความจำเป็นในการปฏิบัติงาน องค์กรสามารถรวมเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีกำไรทั้งต้นทุนของการซื้อครั้งแรก (ลบด้วยจำนวนเงินที่สายการบินคืน) และตั๋วใหม่ (จดหมายของกระทรวง กระทรวงการคลังของรัสเซีย ลงวันที่ 2 พฤษภาคม 2550 ฉบับที่ 03-03-06/1/252) ค่าใช้จ่ายในรูปแบบของค่าปรับในการออกและคืนตั๋วจะช่วยลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้นิติบุคคล (จดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 8 กันยายน 2017 เลขที่ 03-03-06/1/57890)

ตัวอย่างที่ 3

หลังจากกรอกเอกสารเรียบร้อยแล้ว การหักบัญชีจากบัญชีกระแสรายวันกับประเภทของการดำเนินงาน ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์รายการทางบัญชีจะถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 76.05 เครดิต 51 - สำหรับค่าตั๋วเครื่องบินโดยคำนึงถึงค่าคอมมิชชั่นและบริการเพิ่มเติม (3,880 รูเบิล)

การแลกเปลี่ยนตั๋วเครื่องบินผ่านตัวแทนข้ามชาติแสดงอยู่ในเอกสารต่อไปนี้:

• การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากผู้รับผิดชอบ(หากการบัญชีสะท้อนถึงการออกตั๋วให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ)
• การออกเอกสารทางการเงินกับประเภทของการดำเนินงาน กลับไปยังซัพพลายเออร์;
• การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์

นอกจากนี้ คุณควรสร้างเอกสาร ใบเสร็จรับเงิน (พระราชบัญญัติ, ใบแจ้งหนี้)กับประเภทของการดำเนินงาน บริการเพื่อสะท้อนค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริการข้ามหน่วยงาน (590 รูเบิล) เมื่อกรอกเอกสาร การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากผู้รับผิดชอบบนบุ๊กมาร์ก จากใครรายละเอียดถูกกรอกแล้ว บุคคลที่รับผิดชอบและ ได้รับการยอมรับจาก(ชื่อพนักงานสำหรับแบบฟอร์มที่พิมพ์).

บนบุ๊กมาร์ก เอกสารเงินระบุชื่อเอกสารการเงิน ปริมาณ (1 ชิ้น) และมูลค่าจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ หลังจากการผ่านรายการเอกสาร ระบบจะสร้างการผ่านรายการต่อไปนี้:

เดบิต 50.03 เครดิต 71.01 - สำหรับจำนวนตั๋วที่ได้รับ (10,574 RUB) จำนวน 1 ชิ้น

ในเอกสาร การออกเอกสารทางการเงินกับประเภทของการดำเนินงาน กลับไปยังซัพพลายเออร์บนบุ๊กมาร์ก เอกสารเงินไม่เพียงแต่ชื่อของเอกสารการเงินเท่านั้น แต่ยังระบุปริมาณ (1 ชิ้น) และราคา (10,574 รูเบิล) แต่ยังรวมถึงจำนวนเงินคืน (9,374 รูเบิล) เนื่องจากผู้ให้บริการยังคงเก็บค่าคอมมิชชั่น 1,200 รูเบิล (10,574 รูเบิล - 1,200 รูเบิล = 9,374 รูเบิล) (รูปที่ 6)

ข้าว. 6. การส่งคืนเอกสารทางการเงินแก่ซัพพลายเออร์

นอกจากนี้ คุณต้องกรอกรายละเอียดบนแท็บด้วย บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเพื่อสะท้อนถึงความแตกต่างระหว่างมูลค่าทางบัญชีของเอกสารการเงินและจำนวนเงินคืน:

• รายการรายได้และค่าใช้จ่าย- เลือกจากไดเร็กทอรี รายได้และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ;
• บัญชีรายได้ -บัญชีสำหรับการบัญชีรายได้ที่เกิดขึ้นเมื่อจำนวนผลตอบแทนเกินมูลค่าทางบัญชีของเอกสารการเงิน
• บัญชีค่าใช้จ่าย -บัญชีสำหรับการบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อมูลค่าตามบัญชีของเอกสารทางการเงินเกินจำนวนเงินที่ส่งคืน

เดบิต 76.05 เครดิต 50.03 - สำหรับค่าตั๋วเครื่องบินที่สามารถขอคืนเงินได้ (10,574 RUB) เดบิต 91.02 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนค่าคอมมิชชันที่ถูกหักไว้สำหรับการคืนสินค้า (1,200 RUB)

จากนั้นคุณควรสร้างเอกสารใหม่ การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์ที่จะสะท้อนถึงการรับตั๋วเครื่องบินใหม่ . หลังจากการผ่านรายการเอกสาร จะมีการสร้างธุรกรรมต่อไปนี้:

เดบิต 50.03 เครดิต 76.05 - สำหรับจำนวนตั๋วที่ได้รับ (12,664 RUB) จำนวน 1 ชิ้น

การดำเนินการเพิ่มเติมกับตั๋วอิเล็กทรอนิกส์จะคล้ายกับที่อธิบายไว้ในตัวอย่างที่ 2

การบัญชีสำหรับเอกสารการเดินทางที่ไม่ได้ใช้

ไม่สามารถคืนหรือแลกเปลี่ยนเอกสารการเดินทางได้เสมอไป ตัวอย่างเช่น ตั๋วถูกซื้อโดยไม่มีสิทธิ์ในการคืน หรือเลยเวลาคืนเงินไปแล้ว หากการเดินทางถูกยกเลิกด้วยเหตุผลที่ดีองค์กรมีสิทธิ์พิจารณาค่าตั๋วเครื่องบินที่ไม่ได้ใช้เมื่อกำหนดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้ (จดหมายของกระทรวงการคลังรัสเซียลงวันที่ 14 เมษายน 2549 เลขที่ 03-03-04/1/338).

ตัวอย่างที่ 4

การเขียนเอกสารการเดินทางที่ไม่ได้ใช้และการบัญชีมูลค่าเป็นค่าใช้จ่ายสามารถสะท้อนให้เห็นได้ในเอกสารต่อไปนี้:

• การรับเอกสารเงินสดกับประเภทของการดำเนินงาน ใบเสร็จรับเงินจากผู้รับผิดชอบ(การกรอกเอกสารนี้จะกล่าวถึงในตัวอย่างที่ 3)
• การออกเอกสารทางการเงินกับประเภทของการดำเนินงาน การออกอื่นๆ

ในเอกสาร การออกเอกสารทางการเงินกับประเภทของการดำเนินงาน การออกอื่นๆบนบุ๊กมาร์ก ถึงใครจำเป็นต้องกรอกบัญชีเดบิตและการวิเคราะห์เพื่อบัญชีต้นทุนในการซื้อตั๋วที่ไม่ได้ใช้ (รูปที่ 7):

ข้าว. 7.ตัดเอกสารการเดินทางที่ไม่ได้ใช้ออก

สนาม ออกแล้วแบบฟอร์มนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อการพิมพ์เท่านั้น และไม่สามารถกรอกได้

บนบุ๊กมาร์ก เอกสารเงินมีการระบุชื่อและปริมาณของเอกสารทางการเงินที่ถูกตัดออกและมูลค่าของเอกสารจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ

หลังจากผ่านรายการเอกสารแล้ว ธุรกรรมจะถูกสร้างขึ้น:

เดบิต 91.02 เครดิต 50.03 - สำหรับค่าตั๋วเครื่องบินที่ตัดออก (10,574 RUB) จำนวน 1 ชิ้น