การจัดระบบข้อมูล วิธีจัดระบบเอกสารเก็บถาวรในองค์กร เอกสารประกอบกิจกรรมการจัดการ: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง

การจัดระบบข้อมูลเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อนำมาสู่รูปแบบที่แน่นอนและการตีความข้อมูล ทำให้บุคคลสามารถตอบสนองต่อข้อมูลที่ได้รับในลักษณะใดลักษณะหนึ่งได้ การประมวลผลข้อมูลจะจัดเรียงตามลำดับที่กำหนด ให้แบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วน ซึ่งเติมข้อมูลที่มีความหมายและนัยสำคัญบางอย่าง การประมวลผลข้อมูลจะสร้างภาพ รูปแบบที่บุคคลสามารถจดจำได้และเขาเข้าใจในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ในกรณีนี้ กระบวนการลดความซับซ้อนของสัญญาณข้อมูลเพื่อทำให้รูปภาพและหมวดหมู่สังเคราะห์ง่ายขึ้นเกิดขึ้น

สามโดดเด่น กฎทั่วไปการประมวลผลข้อมูลเพื่อลดขนาดให้เป็นรูปภาพ:

1) การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตัวเลขและพื้นหลัง

2) ความสมบูรณ์ของภาพ;

3) การสร้างความคล้ายคลึงและการประมาณ

เมื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างรูปภาพและพื้นหลังใน "รูปภาพ" ทั่วไปของข้อมูล "รูปภาพ" คืออะไรจะถูกเน้นเช่น ความหมายของรูปภาพรูปภาพของมัน ดังนั้นสิ่งที่ไม่ใช่รูปจะกลายเป็นพื้นหลัง มักจะเห็นรูปนี้โดดเด่นชัดเจน อย่างไรก็ตาม มีบางสถานการณ์ที่พื้นหลังสามารถถูกมองว่าเป็นภาพ และภาพก็สามารถมองเห็นเป็นพื้นหลังได้ ในกรณีนี้ข้อมูลที่ประมวลผลสามารถเปลี่ยนเป็นภาพที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงและมีความหมายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

การทำให้รูปภาพสมบูรณ์ช่วยให้คุณสร้างรูปภาพที่สมบูรณ์จากแต่ละส่วนได้ แม้ว่าจะมีข้อมูลไม่เพียงพอที่จะทำเช่นนี้ก็ตาม บ่อยครั้งที่กระบวนการประมวลผลข้อมูลนี้สามารถนำไปสู่การสร้างภาพที่ไม่ถูกต้องและการตีความพฤติกรรมของผู้อื่นที่ไม่ถูกต้อง รวมถึงทำให้เกิดการตีความที่ไม่ถูกต้องของบุคคลเกี่ยวกับอิทธิพลที่มาถึงเขาจากสภาพแวดล้อมขององค์กร

การสร้างความคล้ายคลึงและการประมาณค่านำไปสู่ความจริงที่ว่า ประการแรก ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์ประกอบและคุณลักษณะเฉพาะ คุณสามารถระบุจากจำนวนข้อมูลทั้งหมด แต่ละภาพและแบบฟอร์มที่มีคุณสมบัติทั่วไปบางอย่าง ประการที่สอง หลักการประมวลผลข้อมูลนี้แสดงให้เห็นในความจริงที่ว่าภาพต่าง ๆ และปรากฏการณ์ต่าง ๆ จะถูกจัดกลุ่มออกเป็นกลุ่มทั่วไปบางกลุ่มโดยการปรับให้เรียบหรือไม่สนใจลักษณะเฉพาะของแต่ละปรากฏการณ์

การจัดระบบข้อมูลโดยบุคคลนั้นดำเนินการได้สองวิธี วิธีแรกคือการประมวลผลข้อมูลเชิงตรรกะ วิธีนี้มีลักษณะเป็นระบบและสม่ำเสมอ การดำเนินการเชิงตรรกะการเปลี่ยนแปลงข้อมูล นี่เป็นวิธีที่เรียกว่าวิธีการประมวลผลข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ แต่บุคคลไม่เพียงประมวลผลข้อมูลอย่างมีเหตุผลเท่านั้น แต่ยังนำไปสู่สถานะที่อนุญาตให้เขาดำเนินการเพื่อตอบสนองต่ออิทธิพลที่ได้รับจากสิ่งแวดล้อม บุคคลยังประมวลผลข้อมูลโดยใช้ความรู้สึก ความชอบ อารมณ์ และความเชื่อ ในกรณีนี้ ข้อมูลจะถูกประมวลผลตามหลักการ "ฉันชอบ - ฉันไม่ชอบ" "ฉันชอบ - ฉันไม่ชอบ" "ดี - แย่" "ดีกว่า - แย่ลง" "ยอมรับได้ - ยอมรับไม่ได้" ฯลฯ

การรับรู้เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน หลากหลายแง่มุม และไหลลื่นอย่างรวดเร็ว เป็นเรื่องผิดที่จะคิดว่าขั้นตอนการคัดเลือก การประมวลผล และการประเมินผลมีการแบ่งเขตอย่างเคร่งครัดและติดตามกันในรูปแบบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและเป็นไปตามรูปแบบที่ชัดเจน ในความเป็นจริง กระบวนการเหล่านี้แทบจะเกิดขึ้นพร้อมๆ กันและมักจะเผยกระบวนการอย่างรวดเร็ว ซึ่งเมื่อรวมกันแล้วจะทำให้เกิดการรับรู้ต่อสิ่งแวดล้อมของบุคคล ในเวลาเดียวกันแม้ว่าการเลือกและการจัดระบบข้อมูลโดยรวมจะดำเนินการตามหลักการบางประการ แต่บุคคลแต่ละคนก็มีลักษณะเฉพาะตัวในกระบวนการเหล่านี้ซึ่งทำให้การรับรู้เป็นรายบุคคลและเป็นอัตนัยเสมอ ดังนั้นเพื่อที่จะโต้ตอบกับบุคคลและจัดการบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างน้อยคุณต้องรู้ มุมมองทั่วไปเขามีคุณลักษณะลักษณะใดของการรับรู้ถึงความเป็นจริง

การนำเอกสารมาเรียงตามลำดับเรียกว่าการจัดระบบ เพื่อให้มั่นใจถึงการจัดการคุณภาพของบริษัท ข้อมูลในเอกสารสำคัญจะต้องถูกค้นหาและประมวลผลอย่างรวดเร็ว ไฟล์เก็บถาวรถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรือทางกายภาพ และยังเป็นไปโดยอัตโนมัติอีกด้วย ให้เราอธิบายกฎพื้นฐานและข้อกำหนด

การกระจายเอกสารทั่วทั้งระบบหมายถึงดังต่อไปนี้:

• การกำหนดวิธีการจัดระบบ
• การวิเคราะห์เอกสารตั้งแต่การระบุถึงการเก็บถาวร
• การจำแนกประเภทของระบบการตั้งชื่อคดี
• คำอธิบายบรรณานุกรม

การจัดระบบข้อมูลเอกสารอย่างถูกต้องช่วยให้คุณได้รับตัวบ่งชี้คุณภาพไม่เพียงแต่ในงานในสำนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการประหยัดทรัพยากรขององค์กรและเวลาทำงานของพนักงานด้วย สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือการเพิ่มประสิทธิภาพบุคลากรในองค์กรซึ่งคุณสามารถอ่านได้

วิธีการจัดระบบ

กระบวนการทางธุรกิจสมัยใหม่เป็นไปไม่ได้หากไม่มีอุปกรณ์ข้อมูล - งานในสำนักงานและการไหลของเอกสาร ดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างและจำแนกฐานข้อมูลของข้อมูลที่มีอยู่ตลอดจนข้อมูลใหม่ที่เข้ามาและปฏิบัติตามข้อกำหนดในการจัดระบบเอกสาร

การจำแนกประเภทของข้อมูลประกอบด้วย:

• ศัพท์;
• การจัดทำดัชนี;
• เทคนิคการค้นหาและการสะสม
• วิธีการเข้าถึง
• คำขอเรียงลำดับ;
• วิธีการจัดหา

ข้อมูลมีการกระจายในสองวิธีหลัก:

1. เอกสารข้อความฟรี
2. ข้อมูลที่มีโครงสร้าง

โครงสร้างเป็นลำดับของการกระจายข้อมูล ใช้รูปแบบมาตรฐาน เช่น กรอกแบบฟอร์มเปล่า ข้อมูลจะถูกถ่ายโอนไปยังกระดาษหรือไปยังพีซีในโปรแกรมแก้ไขข้อความ

ส่วนที่ประกอบด้วยข้อมูลในมาตรฐานเรียกว่าฟิลด์ และรูปแบบที่เสร็จสมบูรณ์เรียกว่าบันทึก บันทึกที่รวบรวมไว้เป็นฐานข้อมูล บันทึกทั้งหมดได้รับการเผยแพร่เพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลบางอย่างได้ง่าย

คุณลักษณะที่ดีของฐานข้อมูลคือการส่งข้อมูลที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่ส่งออกและเนื้อหา (ตั้งแต่อักขระขั้นต่ำไปจนถึงข้อมูลโดยละเอียด)

การจำแนกเอกสารสำคัญสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มตามรูปแบบ:

• หัวข้อ- การกระจายเฉพาะเรื่องจะดำเนินการตามหัวข้อของแพ็คเกจเอกสาร
• เรื่อง- การแจกแจงหัวเรื่องจะกระทำเป็นบทความในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งโดยเฉพาะ
• นักเขียน- การจำหน่ายตามผู้แต่งหมายถึงการจัดเรียงตามชื่อของผู้เขียนหนึ่งคน กลุ่มงานสร้างสรรค์ (สิ่งพิมพ์ วิทยานิพนธ์ การสื่อสาร วิทยานิพนธ์ รายงาน)
• นิกาย- การกระจายที่ตราไว้จะดำเนินการสำหรับเอกสารการบริหารและองค์กรประเภทเดียว: โปรโตคอล ข้อตกลง คำสั่ง บัญชี การกระทำ
• ลำดับเหตุการณ์- คำจำกัดความตามลำดับเวลาจะจัดทำตามเวลาที่สร้างเอกสารและระยะเวลาการจัดเก็บ (เช่น งบดุลประจำปี)

เพื่อการจัดระบบที่ชัดเจนจำเป็นต้องเตรียมเอกสารล่วงหน้าและรวบรวมตามเกณฑ์ที่กำหนด ตามด้วยการแจกจ่ายซ้ำไปยังกลุ่มข้างต้น

การจัดระบบเอกสารในงานสำนักงานไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ แต่ยังป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตอีกด้วย วัตถุประสงค์ของการจัดระบบคือเพื่อติดตามเส้นทางของเอกสารตั้งแต่วันที่กำหนดการผลิตจนถึงการรับในไฟล์เก็บถาวรและหากความเกี่ยวข้องหมดลงจนถึงการทำลาย

หากไม่มีการจัดระบบและกระบวนการจัดการที่เหมาะสมในการเข้าถึงเอกสาร ขั้นตอนการทำงานขององค์กรใดๆ ก็จะเป็นเรื่องยาก สิ่งนี้ไม่เพียงนำไปใช้กับเชิงพาณิชย์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงโครงสร้างของรัฐบาลด้วย นี่คือวิธีการรักษาเอกสารที่มีคุณค่าทางวิทยาศาสตร์ ประวัติศาสตร์ สังคม เศรษฐกิจ และการเมืองสำหรับรัฐอย่างเหมาะสม

จำแนกตามระบบการตั้งชื่อ

ข้อมูลสามารถเผยแพร่ตามระบบการตั้งชื่อตามลักษณะทั่วไปและความสัมพันธ์นั่นคือสามารถดำเนินการพิมพ์ได้ ตัวอย่างของการจำแนกระบบการตั้งชื่อที่ง่ายที่สุดคือการจัดกลุ่มตามชุดของรายการใน "กรณี" ถึงกระนั้นการจัดระบบไฟล์เก็บถาวรนั้นเป็นกระบวนการที่ใช้แรงงานมาก แต่ในอนาคตองค์กรดังกล่าวจะทำให้งานง่ายขึ้นอย่างมากและทำให้งานในสำนักงานเป็นขั้นตอนเบื้องต้น

มีคำศัพท์เฉพาะสำหรับการลงรายการบัญชีที่ยอมรับตามการจัดกลุ่มข้อมูล:

• คำถาม-เรื่อง.

  นี่คือการกระจายข้อมูลตามประเภท ตัวอย่างเช่น: ไฟล์หรือโฟลเดอร์สำหรับโครงการโรงงานอุตสาหกรรม

• ผู้สื่อข่าว.

  คุณลักษณะของผู้สื่อข่าวมีอิทธิพลเหนือเมื่อจัดโครงสร้างการติดต่อกับบุคคล/นิติบุคคลใดๆ (ตัวอย่างเช่น กับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือสำนักงานที่ดินในภูมิภาค)

• ทางภูมิศาสตร์

  เอกสารประกอบของผู้สื่อข่าวในบางภูมิภาคจะถูกจัดกลุ่มตามลักษณะทางภูมิศาสตร์ (ตัวอย่างเช่น นี่อาจเป็นการติดต่อระหว่างสถานประกอบการผลิตในดินแดนครัสโนดาร์)

• ผู้เชี่ยวชาญ.

  ตามเกณฑ์ของผู้เชี่ยวชาญ ระยะเวลาในการเก็บถาวรเอกสารจะถูกนำมาพิจารณาด้วย (การจัดเก็บชั่วคราว - สูงสุด 10 ปี การจัดเก็บระยะยาว - มากกว่า 10 ปี)

การจำแนกประเภทเอกสารสามารถดำเนินการตามเกณฑ์หลายข้อพร้อมกันโดยการผสมผสานที่แตกต่างกัน เฉพาะกับข้อกำหนดบังคับของการจำแนกประเภทผู้เชี่ยวชาญเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หัวข้อของกรณี: “ชุดเอกสารเกี่ยวกับงานซ่อมแซมและบูรณะในองค์กรระหว่างปี 2558” ซึ่งรวมคุณลักษณะของนักข่าว ผู้เชี่ยวชาญ และสิทธิ์อนุญาตเข้าด้วยกัน

ในทางปฏิบัติการตั้งชื่อคดีจะถูกแจกจ่ายโดยรายการเอกสารที่เป็นระบบในองค์กรซึ่งสร้างขึ้นในลักษณะที่กำหนดโดยระบุระยะเวลาของการเก็บถาวร การลงทะเบียนและการเก็บถาวรเป็นปัจจัยพื้นฐานในการรักษาความสงบเรียบร้อยเมื่อรวบรวมเอกสารในกระบวนการของกิจกรรมที่เข้มข้น

สำคัญ! การกำหนดดัชนีในระบบการตั้งชื่อคดีในชุดเอกสารถือเป็นองค์ประกอบที่สำคัญตลอดจนการค้นหาข้อมูลและตรวจสอบ สินทรัพย์ที่เป็นวัสดุและเพื่อความปลอดภัยของพวกเขาด้วย

ตามหลักการแล้ว รายการต่อไปนี้จะถูกรวมไว้ในระบบการตั้งชื่อ: การลงทะเบียนและอาร์เรย์อ้างอิงของโครงสร้างบริษัท ทั้งหมด เจ้าหน้าที่, ตู้เก็บเอกสาร โดยไม่คำนึงถึงระดับการรักษาความลับ, ประเภทของสื่อ, วิธีการบันทึกข้อมูล ดังนั้น ศัพท์เฉพาะของคดี:

• จำแนกและจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการแล้วเป็นไฟล์
• จัดระบบ จัดทำดัชนีกรณีและเวลาในการจัดเก็บ
• ทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบหลักของการบัญชี
• ทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบเดียวของการบัญชีสำหรับเหตุการณ์ปัจจุบันที่บันทึกไว้ในเอกสารเป็นเวลาหลายปี

ระบบการตั้งชื่อยังสามารถจัดกลุ่มเอกสารของแผนกปฏิบัติการชั่วคราวขององค์กรซึ่งหากจำเป็นจะทำหน้าที่ยืนยันอำนาจของหน่วยงานทางกฎหมายของ บริษัท หรือการชำระบัญชี และยังอยู่ในการดำเนินการของผู้สืบทอดตามกฎหมายจากวิสาหกิจอื่น ๆ เพื่อดำเนินกิจกรรมต่อไป

การจัดระบบตามระบบการตั้งชื่อข้อมูลในกรณีจะครอบคลุมอาร์เรย์ของเอกสารประกอบของกิจกรรมประเภทใดประเภทหนึ่งมากที่สุด ดังนั้นจึงสร้างความเป็นไปได้ที่แท้จริงของการใช้เอกสารใด ๆ ได้อย่างสะดวกสบายได้ตลอดเวลา

ในทฤษฎีการทำงานในสำนักงานมีสามประการ ประเภทต่างๆระบบการตั้งชื่อ:

• ทั่วไป;
• เฉพาะเจาะจง;
• โดยประมาณ

บริษัทต่างๆ จะเสริมเอกสารจากแผนกโครงสร้างของตนเอง

ระบบการตั้งชื่อมาตรฐานและโดยประมาณถูกสร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์ในการรวมฐานข้อมูลเข้าด้วยกัน พวกเขาสร้างองค์ประกอบของกรณีมาตรฐานตามหมวดหมู่ของหน่วยองค์กร สิ่งนี้จะสร้างการจัดทำดัชนีแบบรวมเป็น เอกสารเชิงบรรทัดฐานงานสำนักงานในระบบ

สำหรับปีหน้าจะมีการร่างรายชื่อคดีในไตรมาสสุดท้ายของปีนี้และหลังจากได้รับอนุมัติจากหัวหน้าแล้วจะกลายเป็นการกระทำเชิงบรรทัดฐาน

ระบบการตั้งชื่อที่ระบุไว้ทั้งหมดในการจัดระบบขององค์กรได้รับการพัฒนาโดยบริการพิเศษหรือเอกสารสำคัญของแผนก ขอแนะนำให้ทุกองค์กรมีระบบการตั้งชื่อกรณีของตนเองซึ่งรวบรวมบนพื้นฐานของตัวอย่างหรือมาตรฐาน โดยปกติแล้ว หัวข้อทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกับประเภทกิจกรรมขององค์กร กระชับ ถูกต้อง และตรงเป้าหมาย (ชื่อเรื่องใช้สำหรับการอ้างอิงและค้นหาข้อมูล) ชื่อเรื่องควรสะท้อนถึงแง่มุมต่อไปนี้ของเอกสารอย่างมีโครงสร้าง:

• ประเภทเฉพาะ (รายงาน คำสั่งซื้อ)
• ประเภท (จดหมายโต้ตอบ คอลเลกชัน เอกสาร);
• นักแสดง ผู้สื่อข่าว เรื่อง;
• วันที่เลือก

คำแนะนำ: ตามวิธีการสอน ขอแนะนำให้วางข้อมูลที่มีลักษณะองค์กรและการบริหารเป็นอันดับแรกตามลำดับจากหน่วยงานระดับสูง ถัดไป - เอกสารขององค์กร (คำแนะนำ ข้อบังคับ กฎบัตร) หลังจากนั้น - กิจการองค์กรและการบริหารของ บริษัท เอง (คำตัดสินของคณะกรรมการคำแนะนำคำสั่ง) ในที่สุดก็มีข้อมูลที่มีข้อมูลเกี่ยวกับรายงานตามกำหนดเวลาและการโต้ตอบ

การตั้งชื่อสารคดีของแผนกโครงสร้าง ซึ่งแก้ไขและอนุมัติโดยหน่วยเก็บถาวรขององค์กร ได้รับการทดสอบโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ และท้ายที่สุดก็ได้รับการรับรองโดยองค์กรนี้ในฐานะผู้ดูแลฐานข้อมูล

บริการ DOU (สนับสนุนการจัดการเอกสาร) สร้างระบบการตั้งชื่อแบบรวมตามระบบการตั้งชื่อมาตรฐาน หัวข้อแสดงรายการชื่อของหน่วยโครงสร้างตามความสำคัญของกิจกรรมองค์กรและหน้าที่ขององค์กรและตารางการรับพนักงาน ในเวลาเดียวกันส่วนแรกเป็นที่ตั้งของบริการของสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและในท้ายที่สุด - โครงสร้างสาธารณะ

การจัดทำดัชนีธุรกิจ

การจัดระบบเอกสารในไฟล์เก็บถาวรมีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดแต่ละกรณีที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไข เอกสารที่เป็นเนื้อเดียวกันได้รับการกำหนดดัชนีดิจิทัลเดียวกัน กรณีต่างๆ ที่ยกมาทุกปีจะถูกป้อนเข้าในระบบการตั้งชื่อภายใต้ดัชนีที่เหมือนกัน

ดัชนีจะประกอบด้วยอักขระอารบิกผสมกันเสมอ ตัวอย่างเช่น หากเป็น "12–65" ตัวเลข 12 แสดงว่ากรณีนี้เป็นของ หน่วยโครงสร้างลำดับที่ 12 และครองตำแหน่งที่หกสิบห้าในระบบการตั้งชื่อ

ตามกฎสำหรับการดำเนินธุรกิจในเอกสารสำคัญของรัฐ ระบบการตั้งชื่อจะรวมเป็นหนึ่งเดียวตามคอลัมน์ต่อไปนี้:

• ดัชนีกรณี
• หัวข้อย่อย.
• จำนวนเล่ม
• อายุการเก็บรักษา
• หมายเหตุ (การทำลาย ถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร)

หากองค์กร (เนื่องจากการอยู่ใต้บังคับบัญชา ฯลฯ) ไม่ส่งเอกสารสำหรับการจัดเก็บ ระบบการตั้งชื่อขององค์กรจะได้รับการยอมรับจากองค์กรระดับภูมิภาคหรือแผนกที่สูงกว่าพร้อมคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ

หมายเหตุ: ระบบการตั้งชื่อที่สร้างขึ้นมีผลตั้งแต่วันแรกของเดือนแรกของปีถัดไป โดยไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงในเป้าหมายหรือหน้าที่ขององค์กร ระบบการตั้งชื่อยังคงไม่เปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม จะมีการแก้ไข จัดเตรียม และตกลงทุกๆ ห้าปี ทุกปีจะมีการจัดทำบันทึกในระบบการตั้งชื่อจำนวนและประเภทของเอกสารประกอบ

การจัดระบบเอกสารในปัจจุบันเป็นส่วนสำคัญของการจัดการธุรกิจที่ประสบความสำเร็จในทุกองค์กร

สิ่งพิมพ์ทางการศึกษาที่มีข้อมูลที่เป็นระบบในลักษณะทางวิทยาศาสตร์หรือประยุกต์ นำเสนอในรูปแบบที่สะดวกต่อการศึกษาและการสอน และออกแบบมาสำหรับนักศึกษา ที่มีอายุต่างกันและระดับการศึกษา

วัตถุประสงค์การทำงานของสิ่งพิมพ์ทางการศึกษาคือเพื่อสนับสนุนกระบวนการเรียนรู้ส่งเสริมการได้มาซึ่งความรู้ในระบบการศึกษาการฝึกอบรมและการฝึกอบรมบุคลากรบางระบบ พวกเขายังทำหน้าที่ด้านการศึกษาบางส่วนด้วย

ตามวัตถุประสงค์ของผู้อ่าน การจำแนกประเภทของสิ่งพิมพ์ทางการศึกษา สิ่งพิมพ์ทางการศึกษาสำหรับ โรงเรียนมัธยมศึกษา(โรงเรียนประถมศึกษาและมัธยมศึกษาตอนปลาย) สิ่งพิมพ์ด้านการศึกษาสำหรับสถาบันเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษา สิ่งพิมพ์ด้านการศึกษาระดับอุดมศึกษา สถาบันการศึกษา

ตามบทบาทของพวกเขาในกระบวนการศึกษา หนังสือเรียน อุปกรณ์ช่วยสอน (รวมถึงคราฟท์ หนังสือสำหรับการอ่าน ตาราง แผนที่ ส่วนที่ตีพิมพ์แยกต่างหากของหลักสูตร อุปกรณ์ช่วยสอนด้านการศึกษา) การประชุมเชิงปฏิบัติการ: ชุดของปัญหา แบบฝึกหัด การมอบหมายงานภาคปฏิบัติ ห้องปฏิบัติการ การประชุมเชิงปฏิบัติการ ซอฟต์แวร์ และสิ่งพิมพ์ด้านระเบียบวิธี: หลักสูตร คู่มือระเบียบวิธีการศึกษา คำแนะนำด้านระเบียบวิธี

การตีพิมพ์ตำราเรียนที่มีการนำเสนออย่างเป็นระบบ วินัยทางวิชาการ(ส่วน, บางส่วน) สอดคล้องกับหลักสูตรและได้รับอนุมัติอย่างเป็นทางการให้เป็นสิ่งพิมพ์ประเภทนี้ โดดเด่นด้วยความเข้มงวดและความแม่นยำในการเลือกและการนำเสนอวัสดุ โครงสร้างที่ชัดเจน ความต่อเนื่อง ความเป็นเอกภาพเฉพาะเรื่องและระเบียบวิธี หนังสือเรียนทำหน้าที่ด้านการสอน การศึกษา และการพัฒนาไปพร้อมๆ กัน ประกอบด้วยส่วนประกอบที่ออกแบบมาเพื่อเสริมความแข็งแรงให้กับวัสดุที่หุ้มอยู่

หนังสือเรียนเป็นสิ่งพิมพ์ที่เสริมหรือแทนที่บางส่วน (ทั้งหมด) แทนที่หนังสือเรียนที่ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการว่าเป็นสิ่งพิมพ์ประเภทหนึ่งๆ ความแตกต่างระหว่างหนังสือเรียนและคู่มือการเรียนคือในหนังสือเรียนจะมีการนำเสนอพื้นฐานทางทฤษฎีของหลักสูตรตามโปรแกรมอย่างเคร่งครัดในขณะที่อยู่ในคู่มือการศึกษาโดยไม่ต้องคำนึงถึง

สื่อการสอนยังรวมถึงบทคราฟท์ คู่มือการอ่าน ตาราง แผนที่ ส่วนที่จัดพิมพ์แยกกันของหลักสูตร และสื่อทัศนอุปกรณ์เพื่อการศึกษา กวีนิพนธ์เป็นตำราที่ประกอบด้วยงานวรรณกรรม ศิลปะ ประวัติศาสตร์ และงานอื่น ๆ หรือข้อความที่ตัดตอนมาจากสิ่งเหล่านี้ ซึ่งเป็นจุดมุ่งหมายของการศึกษาสาขาวิชาวิชาการ ช่วยพัฒนาความสามารถในการวิเคราะห์และได้รับทักษะการวิเคราะห์

การประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นสิ่งพิมพ์ทางการศึกษาที่มีภารกิจภาคปฏิบัติและแบบฝึกหัดที่เอื้อต่อการได้รับความรู้เชิงทฤษฎี ส่งเสริมการได้มาซึ่งทักษะการปฏิบัติ ความสามารถในการใช้ความรู้ในการแก้ปัญหาในทางปฏิบัติ และรวบรวมเนื้อหาที่ครอบคลุม (ชุดของปัญหา แบบฝึกหัด การมอบหมายงานภาคปฏิบัติ งานในห้องปฏิบัติการ)

สื่อช่วยด้านการศึกษาคือสื่อสิ่งพิมพ์ที่ประกอบด้วยสื่อเพื่อช่วยในการเรียนรู้ การสอน และการศึกษา ช่วยให้เห็นภาพวัตถุและปรากฏการณ์ที่กำลังศึกษาและเข้าใจแก่นแท้ของวัตถุและปรากฏการณ์ได้ดีขึ้น

หลักสูตรเป็นสิ่งพิมพ์ทางการศึกษาที่กำหนดเนื้อหาปริมาณตลอดจนลำดับการศึกษาแบบเป็นโปรแกรมและการสอนระเบียบวิธีของการตีพิมพ์สาขาวิชาวิชาการใด ๆ (ส่วนส่วนหนึ่ง) ช่วยในการจัดการกระบวนการศึกษาและปรับปรุงให้ดีขึ้น

คู่มือการศึกษาและระเบียบวิธี - สิ่งพิมพ์ที่มีสื่อเกี่ยวกับวิธีการสอนวินัยทางวิชาการ (ส่วนส่วนหนึ่ง) หรือวิธีการศึกษา ช่วยให้คุณเรียนรู้การทำงานอย่างอิสระ สะท้อนถึงงานที่สรุปวิธีการในการเรียนรู้ทั้งหลักสูตร แต่ละส่วน ส่วนต่างๆ หัวข้อ หรือการปฏิบัติงานภาคปฏิบัติ

คำแนะนำที่เป็นระบบ(คำแนะนำ) - สิ่งพิมพ์ที่มีคำอธิบายในหัวข้อเฉพาะส่วนหรือประเด็นของวินัยทางวิชาการการกำหนดวิธีการในการปฏิบัติงานบางอย่างงานบางประเภท (สัมมนาภาคปฏิบัติ)

คุณสมบัติของข้อความและการออกแบบคุณสมบัติของธรรมชาติของข้อมูล UI ช่วงใจกว้างเนื่องจากการตั้งชื่อสาขาวิชาวิชาการที่ศึกษาในสถาบันการศึกษาทุกประเภท มีการเผยแพร่ UI ที่ครอบคลุมหลักสูตรอย่างสมบูรณ์ และบทช่วยสอนสำหรับแต่ละส่วน

วิชา UI เป็นข้อมูลทางวิทยาศาสตร์และประยุกต์ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด แต่อยู่ในรูปแบบของกฎพื้นฐานและข้อสรุปที่เป็นพื้นฐานของวิทยาศาสตร์หรือความรู้ประยุกต์ ปริมาณของวัสดุจะถูกกำหนดโดยโปรแกรมการฝึกอบรม

คุณสมบัติของข้อความและการออกแบบ การออกแบบสิ่งพิมพ์ทางการศึกษาขึ้นอยู่กับประเภทของสถาบันการศึกษาที่ตั้งใจไว้และประเภทของสถาบันการศึกษาเหล่านั้น ในหนังสือเรียนและเวิร์กช็อปสำหรับโรงเรียนการศึกษาทั่วไปจะใช้แบบอักษรขนาดต่างๆ ตั้งแต่ 16 ถึง 14 กก. ในหนังสือเกรด 1 ถึง 4 หนังสือสำหรับมัธยมปลายถึง 10 กก. ระบบรูบริกในนั้นมีความโดดเด่นด้วยรายละเอียดและความสว่างของกราฟิก มีการใช้เครื่องหมายภายใน การเรียงพิมพ์ และสีที่แตกต่างกันจำนวนมาก ในสิ่งพิมพ์ด้านการศึกษาสำหรับโรงเรียนการศึกษาทั่วไป ภาพประกอบครอบครองพื้นที่มากถึง 20% ของพื้นที่ที่กำหนด สำหรับโรงเรียนมัธยม – 12–15% มักมีภาพประกอบทั้งเข้าเล่มและท้ายกระดาษ ภาพประกอบหลากสีมีอิทธิพลเหนือกว่า

หนังสือเรียน อุปกรณ์ช่วยสอน เวิร์คช็อปสำหรับสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษาและมัธยมศึกษามีปริมาณมาก คุณลักษณะของข้อความและการออกแบบ การเลือกอินทราเท็กซ์นั้นไม่ค่อยเกิดขึ้น โดยส่วนใหญ่จะเปลี่ยนลักษณะแบบอักษร ภาพประกอบประกอบกับข้อความหลักของตำราเรียน รูปภาพแผนผังมีอิทธิพลเหนือกว่า มักมีสีเดียว ทั่วไปในตำราเรียน อุปกรณ์ช่วยสอนและเวิร์คช็อปสำหรับโรงเรียนทุกประเภทได้รับการออกแบบอย่างดี พิมพ์บนกระดาษที่ทนทานและหุ้มด้วยการเข้าเล่มผ้าคอมโพสิตหรือเนื้อแข็ง โปรแกรมการศึกษาและสื่อการสอนส่วนใหญ่เป็นโบรชัวร์ที่มีปกข้อความ ไม่มีภาพประกอบในโปรแกรม

คุณรู้ไหมว่าความรู้สึกที่ข้อมูลหลั่งไหลเข้ามาครอบงำคุณ? ซึ่งหมายความว่าถึงเวลาที่ต้องค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ วิธีจัดระบบและจัดเก็บ

ในด้านหนึ่ง เทคโนโลยีก็เข้าข้างเรา คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตถูกคิดค้นขึ้นเพื่อรับมือกับปัญหาข้อมูลล้นเกิน แต่ไม่ใช่ทุกสิ่งที่เป็นสีดอกกุหลาบ นอกจากข้อมูลที่เป็นประโยชน์บนอินเทอร์เน็ตแล้ว ขยะข้อมูลจำนวนมากยังตกอยู่กับเราอีกด้วย ปัจจุบันหมวดหมู่นี้รวมถึงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการกระทำ ความรู้ที่คุณจะไม่ใช้ในอนาคต หนังสือและภาพยนตร์ที่ไม่ทำให้คุณมีความสุข

1. ระบุหัวข้อที่คุณต้องการเพื่อกรองข้อมูลที่เป็นประโยชน์ออกจากข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์ การท่องอินเทอร์เน็ตสามารถเปรียบเทียบได้กับการไปซุปเปอร์มาร์เก็ต - ควรทำรายการเพื่อหลีกเลี่ยงการซื้อที่เกิดขึ้นเอง รายการ หัวข้อที่ถูกต้องจะทำให้คุณไม่เสียเวลาอันมีค่าและยังช่วยให้คุณรับรู้ จัดเรียง และสรุปข้อมูลที่ได้รับอีกด้วย

การรับรู้ข้อมูลต้องมีสติและมีวิจารณญาณ

3. การจัดระบบและ xแผลข้อมูล.สมมติว่าคุณพบบทความบนอินเทอร์เน็ตที่คุณต้องการบันทึก แน่นอนคุณสามารถคัดลอกข้อความ วางลงในไฟล์ และบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ นี่เป็นวิธีที่เชื่อถือได้ในการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีนิสัยชอบทำสำเนาข้อมูลของคุณเป็นประจำ

แต่ถ้าคุณต้องการอ่านเนื้อหาที่พบในภายหลัง แต่ไม่มีเวลาคัดลอกล่ะ? บุ๊กมาร์กของเบราว์เซอร์ไม่ใช่ตัวเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีบุ๊กมาร์กมากเกินไป นอกจากนี้ การค้นหาบุ๊กมาร์กที่คุณต้องการในภายหลังอาจเป็นเรื่องยากมาก นอกจากนี้ยังใช้กับระบบจัดเก็บไฟล์บนคอมพิวเตอร์ด้วย

จัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลโดยใช้ส่วนขยาย Pocket

วิธีที่สะดวกในการบันทึกบทความ วิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมายคือส่วนขยายเบราว์เซอร์ Pocket ด้วย Pocket เนื้อหาที่คุณสนใจจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวและจะพร้อมใช้งานได้ตลอดเวลาบนอุปกรณ์ใดก็ได้ แม้ว่าจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็ตาม

บันทึกข้อมูลได้ในคลิกเดียว

ส่วนขยาย Pocket ช่วยให้คุณสามารถเรียกดูหน้าเว็บและบันทึกลงใน Pocket ได้ในคลิกเดียว เมื่อทำงานกับเนื้อหาบางอย่างเสร็จแล้ว คุณสามารถส่งไปที่เอกสารสำคัญได้ เนื้อหาจากเอกสารสำคัญจะยังคงถูกจัดเก็บไว้ใน Pocket แต่จะสามารถเข้าถึงได้หากคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเท่านั้น คุณสามารถทำเครื่องหมายเนื้อหาที่สำคัญเป็นรายการโปรดได้โดยการแตะดาว เนื้อหาที่กำหนดให้เป็นเนื้อหาเด่นจะมีเครื่องหมายดาวสีเหลืองเพิ่มเติมเพื่อการระบุตัวตนที่ดีขึ้น

Pocket ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลโดยใช้แท็ก

เช่นเดียวกับโฟลเดอร์ แท็กสามารถใช้เพื่อจัดกลุ่มเนื้อหาที่บันทึกไว้เป็นหัวข้อหรือหัวเรื่องทั่วไป แต่จะมีความยืดหยุ่นมากกว่าเนื่องจากสามารถกำหนดแท็กหลายรายการให้กับเนื้อหาชิ้นเดียวได้ หากต้องการดูวัสดุจากรายการด้วยแท็กเฉพาะ คุณสามารถใช้ตัวกรองตามแท็กได้

ติดแท็ก,

การนำทางโพสต์

ภาพตัดปะแบบเวกเตอร์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการออกแบบการนำเสนอ หนังสือเล่มเล็ก เว็บไซต์ อุปกรณ์ช่วยการมองเห็นสำหรับโรงเรียน และอื่นๆ อีกมากมาย ขอแนะนำ 7 คอลเลกชันภาพเวกเตอร์ที่ดีที่สุดที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี ทำไมต้องเวกเตอร์? กราฟิกแบบเวกเตอร์มีข้อดีที่ไม่อาจปฏิเสธได้ 3 ประการ: เวกเตอร์จะถูกปรับขนาดและรักษาคุณภาพไว้เมื่อขยายใหญ่ขึ้น ซึ่งหมายความว่าสามารถพิมพ์เค้าโครงที่จัดทำขึ้นโดยใช้ภาพประกอบแบบเวกเตอร์ได้อย่างปลอดภัย เวกเตอร์ […]

คุณลักษณะที่สำคัญของงานที่มีประสิทธิภาพคือการเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว หากงานต้องใช้อุปกรณ์สารสนเทศก็จำเป็นต้องจัดเตรียมให้ง่าย ค้นหาอย่างรวดเร็วข้อมูลตลอดจนการจัดระบบข้อมูลใหม่

ประถมศึกษาและ ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดกระบวนการทางธุรกิจมากมายที่เกิดขึ้นในองค์กรใด ๆ ได้แก่ การจัดระบบข้อมูล- ด้วยการจัดระบบข้อมูลอย่างระมัดระวัง จึงเป็นไปได้ที่จะบรรลุผลลัพธ์ที่สูงในกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพงานในสำนักงาน รวมถึงการประหยัดเงินของบริษัทและเวลาทำงานของพนักงาน หากไม่มีการจัดระบบข้อมูลเบื้องต้นก็เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญเช่นการไหลของเอกสารงานในสำนักงานการสร้างวัสดุและคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และการสร้างฐานข้อมูลต่างๆ

การจัดระบบข้อมูลประกอบด้วย:

วิธีการค้นหาและรวบรวมข้อมูล

การจำแนกประเภทและการจัดทำดัชนีข้อมูล

วิธีการเข้าถึงข้อมูล

วิธีการนำเสนอข้อมูล

การประมวลผลคำขอสำหรับการค้นหาข้อมูล

ข้อมูลสามารถจัดระเบียบได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธีหลัก:

• ข้อมูลที่มีโครงสร้าง
• ข้อมูลในรูปแบบข้อความอิสระ

การจัดโครงสร้างหมายถึงการจัดระบบข้อมูลที่สอดคล้องกัน ใช้รูปแบบมาตรฐานสำหรับสิ่งนี้ รูปแบบ- นี่เป็นแบบฟอร์มเปล่าสำหรับกรอกข้อมูล ข้อมูลอาจถูกเขียนลงบนกระดาษหรือในโปรแกรมประมวลผลคำ หรือเป็นข้อมูลอินพุตอาจถูกวางลงในโปรแกรมฐานข้อมูล

รูปแบบมาตรฐานประกอบด้วยส่วนของข้อมูลที่เรียกว่า สาขา- ผลลัพธ์ของรูปแบบที่เสร็จสมบูรณ์คือ การบันทึก.

ฐานข้อมูลคือคอลเลกชันของบันทึกที่จัดระเบียบในลักษณะที่อำนวยความสะดวกในการเรียกค้นบันทึกเฉพาะหรือชุดของบันทึกที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลบางอย่างที่มีอยู่ในบันทึกเหล่านั้น คุณลักษณะอีกประการหนึ่งของฐานข้อมูลที่ดีคือความสามารถในการแสดงข้อมูลที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ ในรูปแบบต่างๆ: ในแง่ของเนื้อหา (จากชุดขั้นต่ำไปจนถึงข้อมูลที่ครอบคลุม) และในแง่ของรูปแบบที่จะนำเสนอผลลัพธ์

การจัดระบบข้อมูลหมายถึงการจำแนกประเภทของเอกสารทั้งหมดขององค์กรออกเป็นกลุ่มต่างๆ แต่ละ บริษัท เลือกวิธีที่สะดวกที่สุดในการจัดระบบข้อมูลการจำแนกประเภทใดประเภทหนึ่ง (หรือประเภทดังกล่าวรวมกัน) โดยส่วนใหญ่ เอกสารของบริษัททั้งหมดจะถูกแจกจ่ายตามการจำแนกประเภทตามที่ระบุ หัวข้อ ใจความ ลำดับเวลา ผู้แต่ง และเอกสารสำคัญ การจัดระบบที่กำหนด - การแจกจ่ายเอกสารตามประเภท (ใบแจ้งหนี้, สัญญา, คำสั่งซื้อ ฯลฯ ) เรื่อง - ตามความเกี่ยวข้องของเอกสารกับกรณีเฉพาะ ใจความ - ในหัวข้อทั่วไป การจัดระบบข้อมูลตามลำดับเวลา - การแจกจ่ายเอกสารตามวันที่สร้าง ผู้เขียน - ตามชื่อผู้เขียนเอกสาร เอกสารสำคัญ - ตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร

การจัดระบบข้อมูลเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อนำมาสู่รูปแบบที่แน่นอนและการตีความข้อมูลเพื่อให้แต่ละบุคคลตอบสนองต่อข้อมูลที่ได้รับในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง การประมวลผลข้อมูลจะจัดเรียงตามลำดับที่กำหนด ให้แบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วน ซึ่งเติมข้อมูลที่มีความหมายและนัยสำคัญบางอย่าง การประมวลผลข้อมูลจะสร้างภาพ รูปแบบที่บุคคลสามารถจดจำได้และเขาเข้าใจในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ในกรณีนี้ กระบวนการลดความซับซ้อนของสัญญาณข้อมูลเพื่อทำให้รูปภาพและหมวดหมู่สังเคราะห์ง่ายขึ้นเกิดขึ้น

มีกฎทั่วไปสามข้อสำหรับการประมวลผลข้อมูลที่อนุญาตให้คุณลดขนาดเป็นรูปภาพ:

1. การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างรูปกับพื้นหลัง
2. ความสมบูรณ์ของภาพ;
3. สร้างความคล้ายคลึงและการประมาณ

เมื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างรูปภาพและพื้นหลังใน "รูปภาพ" ทั่วไปของข้อมูล "รูปภาพ" จะถูกเน้นว่าอะไรคือ ความหมายของรูปภาพ รูปภาพของมัน ดังนั้นสิ่งที่ไม่ใช่รูปจะกลายเป็นพื้นหลัง มักจะเห็นรูปนี้โดดเด่นชัดเจน อย่างไรก็ตาม มีบางสถานการณ์ที่พื้นหลังสามารถถูกมองว่าเป็นภาพ และภาพก็สามารถมองเห็นเป็นพื้นหลังได้ ในกรณีนี้ข้อมูลที่ประมวลผลสามารถเปลี่ยนเป็นภาพที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงและมีความหมายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

การทำให้รูปภาพสมบูรณ์ช่วยให้คุณสร้างรูปภาพที่สมบูรณ์จากแต่ละส่วนได้ แม้ว่าจะมีข้อมูลไม่เพียงพอที่จะทำเช่นนี้ก็ตาม บ่อยครั้งที่กระบวนการประมวลผลข้อมูลนี้สามารถนำไปสู่การสร้างภาพที่ไม่ถูกต้องและการตีความพฤติกรรมของผู้อื่นที่ไม่ถูกต้อง รวมถึงทำให้เกิดการตีความที่ไม่ถูกต้องของบุคคลเกี่ยวกับอิทธิพลที่มาถึงเขาจากสภาพแวดล้อมขององค์กร

การสร้างความคล้ายคลึงและการประมาณค่านำไปสู่ความจริงที่ว่า ประการแรก ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์ประกอบและคุณลักษณะเฉพาะ คุณสามารถระบุจากจำนวนข้อมูลทั้งหมด แต่ละภาพและแบบฟอร์มที่มีคุณสมบัติทั่วไปบางอย่าง ประการที่สอง หลักการประมวลผลข้อมูลนี้แสดงให้เห็นในความจริงที่ว่าภาพต่าง ๆ และปรากฏการณ์ต่าง ๆ จะถูกจัดกลุ่มออกเป็นกลุ่มทั่วไปบางกลุ่มโดยการปรับให้เรียบหรือไม่สนใจลักษณะเฉพาะของแต่ละปรากฏการณ์

การจัดระบบข้อมูลโดยบุคคลนั้นดำเนินการได้สองวิธี วิธีแรกคือการประมวลผลข้อมูลเชิงตรรกะ วิธีการนี้มีเอกลักษณ์เฉพาะด้วยการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่องตามการดำเนินการเชิงตรรกะ นี่เป็นวิธีที่เรียกว่าวิธีการประมวลผลข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ แต่บุคคลไม่เพียงประมวลผลข้อมูลอย่างมีเหตุผลเท่านั้น แต่ยังนำไปสู่สถานะที่อนุญาตให้เขาดำเนินการเพื่อตอบสนองต่ออิทธิพลที่ได้รับจากสิ่งแวดล้อม บุคคลยังประมวลผลข้อมูลโดยใช้ความรู้สึก ความชอบ อารมณ์ และความเชื่อ ในกรณีนี้ ข้อมูลจะถูกประมวลผลตามหลักการ "ฉันชอบ - ฉันไม่ชอบ" "ฉันชอบ - ฉันไม่ชอบ" "ดี - แย่" "ดีกว่า - แย่ลง" "ยอมรับได้ - ยอมรับไม่ได้" ฯลฯ

การรับรู้เป็นกระบวนการที่ซับซ้อน หลากหลายแง่มุม และไหลลื่นอย่างรวดเร็ว เป็นเรื่องผิดที่จะคิดว่าขั้นตอนการคัดเลือก การประมวลผล และการประเมินผลมีการแบ่งเขตอย่างเคร่งครัดและติดตามกันในรูปแบบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและเป็นไปตามรูปแบบที่ชัดเจน การค้นหาวิธีแก้ไขอาจขึ้นอยู่กับข้อมูลประเภทต่างๆ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน สิ่งสำคัญคือต้องจัดให้มีทางเลือกต่างๆ ในการนำเสนอข้อมูล หรือรูปแบบการนำเสนอข้อมูล

พิจารณาการจัดระบบข้อมูลทั่วไปหลายประเภท

การจัดระบบที่กำหนดแสดงถึงการกระจายข้อมูลตามประเภทเอกสาร - สัญญา, ใบแจ้งหนี้, การกระทำ, คำสั่ง ฯลฯ

การจัดระบบหัวเรื่อง– การกระจายข้อมูลตามเนื้อหาของเอกสาร: ตัวอย่างเช่นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสร้างวัตถุหมายเลข 2 จะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์หนึ่งและอีกโฟลเดอร์หนึ่ง - ด้วยการสร้างวัตถุหมายเลข 2

การจัดระบบตามลำดับเวลาเอกสารกลุ่มข้อมูลตามกรอบเวลาที่กำหนด - ตัวอย่างเช่น เอกสารทางบัญชีทั้งหมดสำหรับปี 2551 จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "นี้" การจัดระบบประเภทที่ได้รับความนิยมพอสมควรคือการจำแนกเอกสารตามผู้แต่งหรือกลุ่มผู้เขียน ข้อบังคับสำหรับใช้ในเอกสารสำคัญคือการจัดระบบข้อมูลโดยผู้เชี่ยวชาญโดยแจกจ่ายเอกสารตามระยะเวลาการจัดเก็บ หลังจากกระบวนการจัดระบบข้อมูลแล้วจะมีการรวบรวมระบบการตั้งชื่อคดี - รายชื่อเอกสารหนังสืออ้างอิงประเภทหนึ่ง เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดทำดัชนีแล้ว

การจัดระบบข้อมูลใช้กับทั้งเอกสารวัสดุ (กระดาษ) และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การรวบรวมการจำแนกประเภทของเอกสารกระดาษ การสร้างระบบการตั้งชื่อกรณีและการจัดทำดัชนีในภายหลังเป็นกระบวนการที่ใช้แรงงานเข้มข้นซึ่งต้องใช้ทักษะพิเศษ ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวควรปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญเป็นผู้ดำเนินการ ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ - "คลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" - กระบวนการจัดระบบข้อมูลเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติตามพารามิเตอร์ที่ระบุ แต่ยังต้องใช้ความระมัดระวังและความแม่นยำอย่างยิ่ง

มีการจัดระบบเอกสารเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้ง่ายขึ้น ในศูนย์เอกสาร มีการดำเนินการหลักสองประการในขั้นตอนนี้ - การจัดทำรายการและการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพ ในทางกลับกันการจัดทำแคตตาล็อกยังประกอบด้วยหลายขั้นตอน:

• คำอธิบายบรรณานุกรม
• คำอธิบายของเนื้อหาของเอกสาร
• การกำหนดตัวบ่งชี้ตำแหน่งให้กับเอกสาร

แคตตาล็อก

แค็ตตาล็อกคือชุดลิงก์ที่เรียงลำดับเกี่ยวกับแต่ละรายการในคอลเลกชัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไดเร็กทอรีคือรายการ แต่มากกว่าแค่รายการ แต่ละรายการในรายการยังเป็นรายการแยกต่างหากที่มีข้อมูลที่แตกต่างกัน เช่น ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง และคำอธิบายเนื้อหา แค็ตตาล็อกสามารถนำเสนอเป็นรายการหรือชุดเอกสารรองขนาดเล็ก (เช่น บัตรดัชนี) ที่จัดเรียงตามลำดับที่กำหนด แค็ตตาล็อกการ์ด– นี่คือรายการที่แต่ละรายการหรือลิงก์เขียนไว้ในการ์ดแยกกัน

ศูนย์บันทึกที่มีการจัดการอย่างดีควรเก็บรักษาบันทึกที่อธิบายเนื้อหาทั้งหมดในคอลเลกชัน ภายใต้ การจัดทำรายการหมายถึงการสร้างบันทึกสั้นเกี่ยวกับเอกสารและการรวมบันทึกในรายการที่ใช้ในการค้นหาในภายหลัง รายการสั้นๆ จะให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสารสำคัญได้

ในอดีต วิธีการจัดรายการที่พบมากที่สุดคือการสร้างบัตรแค็ตตาล็อก ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารแต่ละฉบับถูกคัดลอกไปยังการ์ดหลายใบ โดยการ์ดหนึ่งใบสำหรับแต่ละเกณฑ์การค้นหา พื้นฐานการค้นหาคือส่วนหัวที่ด้านบนของการ์ดแต่ละใบ ซึ่งอาจเป็นชื่อผู้เขียน ชื่อเรื่อง หรือคำใดๆ ที่ใช้อธิบายหัวข้อของเอกสาร การ์ดทั้งหมดที่มีพื้นฐานการค้นหาเดียวกัน เช่น ทั้งหมดที่มีชื่อผู้เขียน จะถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกันแล้วจัดเรียงเข้าด้วยกัน ลำดับตัวอักษร- ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้สามารถค้นหาการ์ดตามผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หรือหัวข้อ

วิธีการทั่วไปอีกวิธีหนึ่งคือการนำเสนอแคตตาล็อกเป็นเล่มจัดพิมพ์โดยมีส่วนต่างๆ ที่แสดงรายการตามชื่อเรื่อง ตามผู้แต่ง และตามหัวเรื่อง วิธีการนี้มีข้อจำกัดร้ายแรง เนื่องจากเนื้อหาใหม่แต่ละรายการที่เพิ่มเข้าไปในห้องสมุดจะต้องมีการประทับตราแคตตาล็อกใหม่

มากกว่า วิธีการที่มีประสิทธิภาพการจัดทำรายการที่ใช้กันในปัจจุบันคือการใช้รูปแบบบรรณานุกรมมาตรฐานโดยใช้คอมพิวเตอร์ เมื่อสำหรับแต่ละหน่วยเก็บข้อมูล (เช่น หนังสือ บทในหนังสือหรือบทความ) จะมีการสร้างบันทึกเดียวเท่านั้น และรายการที่สอดคล้องกัน โปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้ความสามารถในการค้นหา

รายการแค็ตตาล็อกแต่ละรายการ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของการ์ดแค็ตตาล็อก รายการในรายการ หรือรายการในรูปแบบบรรณานุกรมมาตรฐาน จะต้องมีข้อมูลหลายประเภท นี่คือคำอธิบายบรรณานุกรม ข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหา และตัวชี้ไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้องของเอกสาร ข้อมูลแต่ละประเภทเหล่านี้จะกล่าวถึงในส่วนต่อไปนี้

ชุดกฎเกณฑ์ เช่น (Anglo-American Cataloging Rules) ให้แนวทางพื้นฐานในการป้อนข้อมูลในแค็ตตาล็อก รวมถึงกฎสำหรับการจัดวางและการใช้เครื่องหมายวรรคตอน โดยเฉพาะในกรณีของการ์ดแค็ตตาล็อก กฎการจัดทำรายการแองโกล - อเมริกัน(กฎการจัดทำรายการแองโกล-อเมริกัน) ได้รับการดัดแปลงและทำให้ง่ายขึ้นโดย HURIDOCS และเผยแพร่ภายใต้ชื่อ รูปแบบมาตรฐานของ HURIDOCS สำหรับการบันทึกและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบรรณานุกรมที่เกี่ยวข้องกับสิทธิมนุษยชน(รูปแบบมาตรฐาน HURIDOCS สำหรับการบันทึกและแลกเปลี่ยนข้อมูลบรรณานุกรมสาขาสิทธิมนุษยชน) (ดูรายละเอียดในบรรณานุกรม)